Organizacija bilo kog događaja zahteva dobro utemljene logističke korake. U zavisnosti od specifičnosti događaja, planiranje može biti manje ili više zahtevno. Naučni skup odnosno konferencija, su po svojoj prilici, prilično veliki zalogaj kada je u pitanju organizacija.
Pre svega, ovakav tip skupova ima za cilj edukaciju i usavršavanje u različitim oblastima nauke, što iziskuje odgovornost i preciznost prilikom ispunjavanja uslova koji će to omogućiti. Iako se protokoli koje treba ispoštovati razlikuju u odnosu na naučnu oblast, postoji niz koraka koje je potrebno napraviti kako bi organizacija konferencije bila uspešna.
Informacije o oblasti u kojoj se organizuje naučni skup
Bilo da ste u materiji, ili da je vaš posao samo da organizacija naučne konferencije, vrlo je bitno da znate o čemu se radi i da prikupite adekvatan broj informacija o oblasti o kojoj će biti reč na naučnom skupu. Saznajte koje su ključne teme o kojima će se govoriti, ko su najvažniji delagati na konferenciji, ko su najbitniji predavači.
Na ovaj način će vam biti lakše da kasnije date prednost nekim stvarima prilikom organizacije. Moći ćete da procenite šta su prioriteti kad je reč o vremenskoj agendi, tipu prostora u kom će se naučni skup održati, pa čak i periodu kada bi trebalo da se održi i naravno o budžetu koji će biti potrebno izdvojiti.
Određivanje budžeta – polazna tačka
Sve ideje i želje koje vam padnu na pamet morate da pomirite sa budžetom kojim raspolažete. Zato je prva stavka određivanje sume novca koja će biti uložena u naučni skup koji organizujete. Od toga će zavisiti zakup prostora,kao i svih dodatnih troškova u slučaju da taj prostor nema sve potrebno za specifičnu naučnu konferenciju, što se vrlo lako može dogoditi.
Zatim, od budžeta će zavisiti i opremanje audio i video materijalom, podijum ili bina za predavače ili paneliste, kao i pokloni za delagate. S obzirom na to da ćete za većinu usluga morati da kontaktirate kompanije koje će ih obezbediti, najbolje je da napravite listu saradnika. Spisak će verovatno biti veći nego što ste planirali, a kad vidite listu pred sobom moći ćete da odredite prioritete.
Kada je u pitanju organizacija konferencije na vreme utvrdite cenu svih gostujućih predavača. Takođe, ako je reč o višednevnoj konferenciji treba izdvojiti novac i za smeštaj predavača. Uvek se pri organizovanju javi novi trošak, zato je bitno da odvojite novac sa strane za te situacije.
Odabir datuma i mesta održavanja naučnog skupa
Čim odredite datum i prostor gde će biti konferencija završićete pola posla. Kada je u pitanju pronalazak odgovarajućeg datuma najveći izazov je uskladiti obaveze svih relevantnih predavača iz oblasti o kojoj je reč na naučnom skupu. Zato je jako važno uraditi to na vreme, kada kažemo na vreme mislimo par meseci unapred.
Što se prostora tiče, s obzirom na prirodu konferencije, u obzir dolaze i amfiteatri fakulteta, hoteli, ali i konferencijske sale i prostori prilagođeni za ovakvu vrstu događaja. Ovakva mesta su bukirana i do pola godine unapred, zato je veoma važno da što pre pronađete adekvatan prostor u koji ćete najmanje morati da ulažete kako bi konferencija prošla neometano.
Priprema agende konferencije
Ova stavka se više odnosi na sam sadržaj naučnog skupa, nego na opštu logističku organizaciju, ali prilikom planiranja ovakvih događaja svaki aspekt je povezan jedan sa drugim. S obzirom da govorimo o organizaciji vremena, treba napomenuti da se potrudite da što više precizirate početak i kraj predavanja, kako biste izbegli nepredviđeno produžavanje korišćenja prstora koji ste bukirali, jer se to nekada može dodatno naplatiti.
Ako budete bili dobro upućeni u agendu unapred ćete znati za koje predavanje je potreban dodatni materijal, i tako ćete na vreme moći da ga pripremite. Takođe, raspolagaćete i informacijama o broju ljudi koji će učestvovati u određenom predavanju ili panelu.
Organizovanje prevoza i potrebnog transporta za učesnike
Treba uzeti u obzir da će dosta toga morati da se prenese od tačke A do tačke B. To znači da će sa različitih lokacija pristizati materijali i stvari koje će vam biti potrebne za naučni skup koji organizujete. To mogu biti projektori, ekrani, laptopovi, ali i sitnije stvari poput svezaka, blokova, olovaka i drugog materijala. Zato se potrudite da na vreme angažujete nekog ko će se za to pobrnuti.
Takođe, možda će biti potrebno da i za delagate i predavače naučne konferencije organizujete prevoz. To se mora pripremiti na vreme kako bi se smanjio rizik od nepredviđenih okolnosti. Imajte u vidu odakle dolazi najveći broj delegata, organizujte zajednički prevoz po grupama.
Pobrinite se za osveženje učesnika naučne konferencije
U organizaciju morate uključiti hranu i piće s obzirom da su oni neizostavni deo svakog događaja. Odabir menija zavisi od prirode i trajanja događaja, ali i o dobu dana kada se konferencija održava. Ketering je uvek najprikladnije rešenje za svaku organizaciju događaja.
Specifičnost ovog tipa konferencija je što su obično celodnevne, te će u tom slučaju najbolje biti da organizujete ručak za sve. U tom slučaju unapred pripremite par opcija odakle bi hrana mogla da se poruči, koja jela dolaze u obzir, i da li je izbor adekvatan za sve, odnosno da li postoji vegetarijanska opcija.
Što se tiče pića, kada je u pitanju organizacije konferencije najneohodnije je da u sali imate pripremljene flašice vode kako za govornike tako i za delegate. Dosta će se govoriti i biće potrebno da tečnost uvek bude na dohvat ruke. Takođe, ne zaboravite na kafu i čaj, bilo bi poželjno da imate aparat, ili da imate opciju da učesnici mogu sebi da pripreme kafu po ukusu.
Kao što vidite, veliki je broj koraka koje treba napraviti kako biste organizovali uspešan naučni skup, a ovde smo samo ugrubo opisali segmente organizacije. Srećom, postoji veliki broj zaposlenih upravo u oblasti organizovanja događaja, pa je ta opcija uvek na raspolaganju. U svakom slučaju, baš kao i za sve što radite najbolje da potražite rešenja u iskustvima onih koji su se već oprobali u sličnoj stvari.
