Kvalitetna agenda je jedan od najvažnijih segmenata organizacije nekog formalnog događaja, bilo da je reč o konferencijama, seminarima ili drugim vidovima poslovnih skupova.
Ukoliko govorimo o organizaciji jednog seminara, agenda predstavlja detaljno razrađen tok i satnicu seminara, koji učesnicima pruža mogućnost da na jednom mestu imaju pregled čitavog događaja, i na taj način organizuju svoje vreme i prisustvo na svim delovima seminara.
Dobra agenda događaja daje odgovor na pitanja: šta, kada, gde i zašto, pa je izuzetno važno posvetiti joj veliku pažnju tokom planiranja seminara, kako bi učesnici događaja imali pregledan program i jasan raspored aktivnosti. U nastavku se bavimo karakteristikama dobre agende događaja, i svim aspektima kojima treba da se pozabavite prilikom njenog kreiranja.
#1 Kreirajte agendu koja će držati pažnju publike
Seminari obično podrazumevaju niz predavanja tokom većeg dela dana, pa su zanimljivost i dinamika tih predavanja od najveće važnosti za uspešnost događaja. Učesnicima mora biti priređen program koji će im držati pažnju i logično nadovezivati celine jednu na drugu.
Svaki seminar obično uključuje niz eminentnih govornika, među kojima uvek postoje zvučnija imena koja izazivaju najveće interesovanje za sam seminar. Pretpostavka je da su učesnici seminara prvenstveno zainteresovani da čuju predavanja inostranih govornika koji dolaze ispred velikih kompanija, a koje nemaju mogućnost da čuju na drugim seminarima.
Zato se potrudite da predavanja ovih govornika rasporedite pametno, tako da ne budu na samom početku programa, ali da ih ne ostavite ni za sam kraj. Koncipirajte agendu tako da privučete učesnike da zbog takvih predavača isprate čitav program koji je predviđen za jedan dan, umesto da “najbolje” predavanje smestite na prvo mesto, nakon čega će interesovanje za ostale sigurno opasti.
Takođe, predavanja koja su ključna ne bi trebalo ostaviti ni za sam kraj, jer je koncentracija na poslednjim predavanjima na minimumu. Na poslednje mesto je uvek poželjno staviti diskusije, debate ili panele koji će poslužiti kao pregled svih proteklih predavanja, a ne stručna izlaganja koja zahtevaju punu koncentraciju prisutnih.
#2 Objektivno isplanirajte satnicu i pauze
Svaki organizator seminara teži da ponudi najbolji i najkvalitetniji sadržaj svojim posetiocima, a takva težnja je potpuno prirodna i poželjna. Ipak, treba voditi računa da se agenda seminara ne preoptereti predavanjima između kojih neće biti dovoljno prostora za relaksaciju i pauze, koje su od ključne važnosti za razmenu kontakata, međusobno povezivanje učesnika i prikupljanje nove koncentracije za ostatak seminara.
Prema tome, ne bi trebalo da agendu popunjavate velikim brojem predavanja na uštrb pauza i slobodnog vremena za učesnike, jer ona neće proizvesti željeni efekat i produktivne rezultate seminara.
U zavisnosti od broja predavanja i tempa seminara, raspoređuju se i pauze. Opšte pravilo je da u prvom delu dana postoji pauza za kafu (15 – 20 minuta), kao i pauza za ručak koja bi trebalo da traje minimum 60 minuta. U zavisnosti od daljeg programa, poželjna je još jedna pauza za kafu i osveženje koja može trajati između 15 i 45 minuta.
Dobro organizovani seminari uvek obezbeđuju ketering, osveženje i ručak za učesnike, pa je najbolje da organizaciju seminara prepustite profesionalnim agencijama za organizaciju događaja, koje organizuju i kvalitetan ketering za učesnike.
#3 Obezbedite i zabavni sadržaj za učesnike
Kako bi pozitivan utisak o seminaru bio kompletan, važno je da obezbedite i nešto neformalniji program. Na primer, ukoliko okupljate učesnike iz inostranstva, napravite u agendi mesta i za obilazak grada u kome se seminar održava.
Svaki grad u Srbiji ima nešto lepo da pokaže i ponudi, a ukoliko seminar organizujete u Beogradu, prava je šteta ne organizovati obilazak Kalemegdana, Ade Ciganlije, Tašmajdana, kule Gardoš i drugih specifičnih mesta u prestonici.
Ukoliko niste u mogućnosti da obezbedite organizovan obilazak ovih znamenitosti, onda se potrudite da u okviru agende ostavite dovoljno prostora da oni samostalno istraže i upoznaju lepota grada, a vi, kao dobar domaćin i organizator priredite svečani koktel po završetku uspešnog seminara.
Ovaj neformalni deo je izuzetno važan, jer dolazi do nešto intenzivnije komunikacije među učesnicima i gostima seminara, a to podrazumeva i nova poznanstva, razmenu utisaka o seminaru ili neformalnu, ali kvalitetnu diskusiju na teme koje se tiču samog programa.
#4 Pružite učesnicima dovoljno prostora za izbor sadržaja
Veći seminari podrazumevaju i veliki broj predavanja, a kako ih nije uvek moguće uklopiti u program tako da idu jedno za drugim, agenda često predviđa više predavanja koja se održavaju paralelno. U tom slučaju, učesnici treba da biraju među ponuđenim predavanjima, a na vama je da uskladite teme predavanja koje će se preklapati u terminima.
Poželjno je da se preklapaju dva srodna predavanja, koja, na primer, nude obradu jedne teme iz dve različite perspektive. U tom slučaju, učesnici mogu da biraju slušanje onog predavača čijim su stavovima i idejama bliži.
S druge strane, ukoliko u isti termin stavite dva tematski potpuno različita predavanja, stavićete učesnike u nezgodnu situaciju jer će verovatno želeti da čuju i jedno i drugo.
#5 Obezbedite dinamičan redosled aktivnosti
Agenda seminara bi trebalo da bude inspirativna i dinamična. Važno je kojim redosledom planirate predavanje i druge delove seminara, jer upravo taj redosled određuje dimaniku i atmosferu tokom čitavog događaja. Na primer, ukoliko tema vašeg seminara to omogućava, obezbedite pored teoretskog i praktičan deo koji će uključiti učesnike i podstaći interakciju.
Dvodnevni seminari ovog tipa obično podrazumevaju teorijski deo u okviru prvog dana, a praktičan u okviru drugog. Naravno, uvek se možete odlučiti i za takav koncept u kome će prvi deo dana biti posvećen teoriji, a drugi praktičnom delu. Važno je da pružite mogućnost učesnicima da pitaju, pokažu svoj rad i primene stečeno znanje, barem na veštačkim modelima problema.
Mogućnosti su razne, a na vama je samo da pažljivo osmislite agendu koja će držati pažnju učesnika od početka do kraja. Uz navedene savete za kreiranje agende događaja, verujemo da ćete privući veliki broj učesnika, a uz poštovanje satnice i kompletnog rasporeda, sa seminara će otići zadovoljni i inspirisani onim što su imali priliku da čuju.