Klijenti i poslovni partneri koji dolaze iz inostranstva sve su češća pojava na domaćim aerodromima s obzirom na to da naše firme redovno posluju u okviru internacionalnog tržišta. Protokol u poslovnom svetu treba ispoštovati u svim važnim prilikama, pa tako i u ovoj.
Pre svega, savetujemo da se preko telefona ili mejla, pred dolazak klijenta, sa njim dogovorite o tome kada ćete se naći na sastanku ili nekom drugom događaju zbog koga dolazi, kao i da se informišete o tome koliko će klijent dugo biti u vašem gradu. Ovako ćete znati na koji način da isplanirate svoje, a ako je potrebno i njegovo vreme. Sve savete o organizaciji dočeka važnog klijenta saznajte u nastavku teksta.
Organizacija na samom aerodromu
Zavisno od toga da li ste se prethodno dogovorili da ćete se možda već na aerodromu naći sa klijentom, treba i da ga dočekate. Ako je dogovor da se kasnije tokom dana ili sutradan nađete, sasvim je dovoljno samo da organizujete prevoz sa aerodroma u Beogradu do hotela u koji će biti smešten.
S obzirom na to da vaš klijent iz inostranstva možda neće imati srpsku valutu pri samom dolasku, preporučujemo da unapred platite ovaj prevoz, ako je reč o taksiju. Taksi prevozniku naglasite da ispiše njegovo ime i čeka ga na samom ulazu, a zatim doveze do hotela.
Sem toga, preporučujemo da zamolite taksi službu prilikom dogovora da pošalju malo luksuznija kola, obavezno i čista, jer kod taksija se nikad ne zna u kakvim će stanju biti kola, a ne želite da rizikujete i potencijalno ostavite loš prvi utisak. Ako šaljete službena kola i vozača, takođe se pobrinite da kola budu čista i uredna, a vozaču dajte osnovne smernice.
Ogranizacija smeštaja
Ako klijent dolazi isključivo zbog vas – organizujte mu smeštaj. Potrudite se da bude najbolji mogući, skladno sa vašim mogućnostima i tipom klijenta sa kojim poslujete. Sem kvaliteta, posebno je važna i lokacija. Smeštaj u centru najpraktičnije je rešenje. Rezervišite smeštaj na vreme i naglasite taksiju ili vozaču gde klijenta vozi sa aerodroma.
Pobrinite se za organizaciju agende klijenta ako za tim ima potrebe
Ako će vaš klijent imati puno slobodnog vremena tokom svog boravka u Beogradu, pobrinite se da budete njegov domaćin u pravom smislu te reči, te popunite njegovu agendu na najbolji mogući način.
Od upoznavanja klijenta sa najvećim znamenitostima, pa do organizovanja obroka u autentičnim restoranima, a možda i provoda u nekom od klubova – puno je toga što možete uraditi i tako ostaviti najjači utisak na svog klijenta, a posle ovoga – možda i prijatelja.
Posvetite se klijentu dok je tu koliko god možete i unapred rezervišite sva mesta na koje planirate da ga odvedete. Potrudite se i da to budu najbolja mesta u određenom lokalu, a birajte restorane po recenzijama stranaca, koje ćete lako pronaći na internetu, te zaključiti šta je to što oni vole da vide u Beogradu i Srbiji.
Sprovedite klijenta kroz svoj poslovni prostor
Sastanak i dogovor sa klijentom, ili drugi događaj zbog kog je došao, ne morate da organizujete u kancelariji, već ga možete obaviti u neformalnijem okruženju, ako situacija to dozvoljava.
Ipak, svakako treba klijentu da pokažete prostor u kome poslujete, upoznate ga sa zaposlenima i na taj način i pored svih lepih događaja koje mu priredite, ostavite i ozbiljan, korporativni utisak. Zaposlenima najavite posetu dan ranije, a organizujte i čišćenje i sređivanje poslovnog prostora.
Ni ovaj događaj ne morate da opteretite sa prevelikom dozom ozbiljnosti. Uvek budite nasmejani i pozitivni, sasvim ležerni i opušteni. Ipak, kada dođe vreme za sastanak, vreme je i za maksimalnu pažnju i ozbiljnost, naravno.
Ukratko, sve prilikom dočeka klijenta radite po zlatnom pravilu, “tretirajte svoje klijente, onako kako biste voleli da oni tretiraju vas”. Budite ljubazni, postavite se kao domaćini i neka vam tokom svog boravka u vašem gradu, klijent uvek bude na prvom mestu.
