Sala za odrzavanje seminara

Šta podrazumeva organizacija seminara u inostranstvu

Kada se organizuje seminar, postoji mnogo bitnih odluka koje treba da se donesu i od kojih zavisi ceo događaj. Ukoliko se seminar održava van granica zemlje, pored uobičajenih stavki na koje se mora misliti kao što je strategija i koncept celog događaja, neophodno je na vreme ući u celu organizaciju seminara u inostranstvu, jer je vrlo često potrebno više vremena nego što je uobičajeno kako bi se organizovao planirani događaj.

Ono što organizacija seminara podrazumeva je dobro osmišljen plan kojeg će se držati svi članovi ogranizacije, spremni na moguće krizne situacije. Uspešnost svakog seminara umnogome zavisi od dobre pripreme i organizacije. U nastavku teksta pročitajte šta sve podrazumeva organizacija seminara u inostranstvu.

Organizacija prevoza za učesnike i govornike

Organizatori seminara imaju obavezu da obezbede prevoz učesnika ukoliko se seminar održava u inostranstvu. Svi zainteresovani učesnici kada se prijave za učešće na nekom seminaru, u isto vreme rezervišu svoje mesto i kada je prevoz u pitanju, a neretko i smeštaj, u zavisnosti koliko seminar dugo traje. Takođe, da li će organizatori obezbediti prevoz za učesnike, u većini slučajeva zavisi i od cene same participacije za seminar.

Prilikom organizacije prevoza za učesnike, ukoliko učesnici dolaze iz različitih zemalja, potrebno je obezbediti im avio karte za prespajanje letova, kako bi na vreme i bezbedno stigli na lokaciju gde se održava seminar. Kada su u pitanju govornici, obezbeđivanje prevoza za njih je obavezno, a kako govornici imaju poseban tretman prilikom seminara, avio prevoz je uvek prva opcija kada je reč o organizaciji prevoza za njih.

Ljudi prisustvuju predavanju

Organizacija boravka učesnika i gostiju tokom seminara

Kako seminari uglavnom traju po nekoliko dana, ukoliko se seminar organizuje u inostranstvu, neophodno je obezbediti smeštaj kako za goste, tako i za sve učesnike. U većini slučajeva, kada su seminaru u inostranstvu u pitanju, organizatori rezervišu hotelski smeštaj za sve svoje učesnike i naravno govornike, ukoliko učesnici prilikom prijave naglase da im je potreban smeštaj.

Hotelski smeštaj je uglavnom glavni tip smeštaja za koji se organizatori seminara odlučuju, jer je najzahvalniji, a i neretko se sam seminar organizuje u prostorijama hotela, te je najbolja varijanta birati isti hotel za smeštaj učesnika i gostiju. Organizatori su u obavezi da dočekaju goste u smeštaju prilikom dolaska, kao i da ih isprate prilikom odlaska.

Obavezno obezbeđivanje prevodilaca

Ukoliko se seminar organizuje u inostranstvu, vrlo je verovatno da će mu prisustvovati i stanovnici države u kojoj se organizuje, te je veoma važno obezbediti dovoljan broj prevodilaca kako bi svi učesnici mogli da prate predavanja i da učestvuju u panel diskusijama. Takođe, ako su govornici stranci, neophodno je svim učesnicima obezbediti simultano prevođenje.

Zena prevodilac

Kako bi svi bili u situaciji da prate predavanja potrebno je obezbediti dovoljno slušalica i dobru konekciju, pa čak i ako je predavanje na engleskom jeziku, za koji se danas podrazumeva da većina ljudi dovoljno dobro zna i razume kako bi mogao da prati i učestvuje u diskusijama na tom stranom jeziku.

Neophodne stavke bez kojih nijedan seminar ne može

Sam prostor za održavanje seminara je veoma bitan i jedna je od odluka prilikom organizacije seminara uopšte, koja je od krucijalne važnosti za sam događaj. Od mesta održavanja seminara neretko zavisi i datum, a vrlo često i sam ketering. Kako bi se obezbedio prostor po želji, neophodno je informisati se koji je kapacitet određenog mesta, kao i kakvu dodatnu uslugu nudi mesto potencijalnog održavanja seminara.

Najidealnija varijanta za održavanje seminara u inostranstvu je da se predavanja održavaju u hotelu u kojem je moguće obezbediti i smeštaj učesnicima i gostima, kao i da hotel pruža usluge keteringa prilikom trajanja seminara. Ono što je takođe vrlo važno prilikom organizacije seminara, te je značajno i za organizaciju seminara u inostranstvu svakako je obezbeđivanje medijske podrške seminaru.

Mnogi smatraju da od teme samog seminara zavisi da li je potrebno reklamirati ga, te se vrlo često postavlja pitanje treba li nauci promocija. Ono što je zasigurno je da reklama i promocija igraju važnu ulogu prilikom organizacije seminara u inostranstvu, jer neretko od same reklame zavisi uspešnost seminara koji se odigrava van granica vaše zemlje.

Ako se upuštate u organizaciju poslovne konferencije ili seminara koji će ostaviti utisak čak i ako se dešava izvan vaše zemlje, najbitnije je u celu organizaciju ući na vreme i spreman na moguće krizne situacije. Ukoliko ne znate kako da organizujete seminar, postoje agencije koje vam mogu pomoći u tome, te se ne ustručavajte da zatražite pomoć od stručnjaka.

decor