Svaki događaj se prvenstveno razlikuje po prirodi povoda, ali i individualnih želja organizatora. Logistički deo organizacije je zahtevan deo koji se često prepušta licima koja se profesionalno bave tim poslom i imaju višegodišnje iskustvo s obzirom da ovo nije nimalo naivan zadatak. U skladu sa događajem, logistička organizacija može biti u manjoj ili većoj meri komplikovana, ali čak i za intimnije proslave, odnosno dešavanja određeni protokoli moraju da se ispoštuju kako bi zadovolji uobičajene standarde.
S obzirom da je XXI vek, organizacija događaja je poprimila nove razmere ozbiljnosti. Sve vezano za organizovanje je podeljeno u sektore, a svakim sektorom je neophodno da upravlja neko kome verujete i ko zna da obavi posao na način na koji vi to želite. Iako sa strane deluje kao da je svako dešavanje unikatno jer svi imaju lične preferencije koje se tiču toga kako događaj žele da izgleda, postoji nekoliko koraka koji moraju da se ispoštuju da bi sve proteklo po planu. U nastavku teksta saznajte koji su to uslovi koje morate da ispunite da bi vaša logistička organizacija bila besprekorna.
Odredite budžet
Ovo je prva stvar za koju morate da se postarate. Vrlo je važno da sve uključite na spisak koji je vezan za organizaciju. Od zakupa sale, zatim svih dodatnih troškova u slučaju da sala za koju ste se odlučili nema sve što vam je neophodno, poput audio ili video opreme, podijuma ili bilo kog drugog mobilnog dela. Takođe, ne zaboravite da u to uključite hranu i piće i transport. Napravite listu sa svim saradnicima i uslugama koje plaćate kompanijama koje će vam te usluge obezbediti s obzirom da će taj spisak često biti duži od očekivanog.
Ukoliko je u pitanju organizacija seminara ili konferencije, na vreme utvrdite cenu svih gostujućih predavača. Bitno je da ukoliko imate sponzore ugovorom regulišete sva plaćanja da ne bi došlo do neočekivanih obrta koji se neretko dešavaju. Uvek imajte rezervan plan i nikada nemojte da pravite plan koji je „knap” finansijski gledano. Uvek se pri organizovanju javi novi trošak, zato je bitno da odvojite novac sa strane za te situacije.
Odredite datum i mesto događaja na vreme
Iako vam se može učiniti da je prerano mesecima unapred baviti se osmišljavanjem događaja, grešite. Tempo života nas nagoni da sve isplaniramo unapred i nikad nije dovoljno pripreme. Konkretno određivanje datuma je neophodno kako bi se svi pojavili na događaju, odnosno da bi ga isplanirali unapred i znali da je taj dan rezervisan za vaše dešavanje.
Drugi razlog je zakazivanje sale koja vam je potrebna za proslavu ili konferencijsku salu, odnosno amfiteatar za sprovođenje konferencija i seminara. Mnoga mesta su bukirana mesecima ranije, zato je idealno da počnete da planirate događaj 3 do 6 meseci (u skladu sa razmerama) ranije. Uostalom, događaj ne postoji dok mu ne odredite vreme i mesto. To je početak početka.
Transport robe i prevoz ljudi
U slučaju da je u pitanju veći događaj, sigurno da će vam biti neophodan transport robe. Posebno ukoliko je u pitanju muzički događaj kada treba da se postarate da sva skupa oprema stigne neoštećena. Iz tog razloga je od velike važnosti da sarađujete sa eminentnim kućama koja garantuju osiguranje na svu robu koju im prepuštate.
U slučaju događaja velikih razmera, biće vam potreban i adekvatan vozač i kamion velike nosivosti. Ukoliko imate svoje vozilo za čije performanse niste sigurni, prvo se uverite u stanje, a ukoliko ne zadovoljva najviše standarde koji su vam neophodni za transport, uvek ga možete iskoristiti za otkup starih kamiona teretnjaka. Iskusni organizatori znaju da je organizovanje prevoza za sve odgovorne i gostujuće klijente na seminarima i konferencijama obavezno. Takođe, u slučaju organizacije koncerta, svirke ili bilo kog vida šou programa, svim umetnicima treba da bude obezbeđen prevoz nešto luksuznijm sredstvima prevoza.
Hrana i piće na događaju
Hrana i piće su neizostavni deo svakog događaja. Tako je bez obzira na povod, samo se razlikuje odabir menija u zavisnosti od veličine i prirode događaja. Vodite računa o tome u koje doba dana se događaj odigrava jer i to može imati veliku ulogu u tome kako zakuska treba da izgleda. Naravno da neće biti isti ketering za seminar i za krštenje deteta, zato je potrebno da imate dobru podršku i u ovom sektoru.
Ne zaboravite da ne morate da pristajete na kompromise koje određeni prostori, odnosno restorani nude. Uvek postoji opcija da se služi druga hrana i različito piće. U slučaju da želite dodatno osoblje, uvek možete da zaposlite koktel majstora ili izvesne ljude iz uslužne branše kojima verujete. Ništa nije tako egzaktno kao što može pisati na sajtu, zato je ključ pregovaranje kako biste došli do ispunjenja svih zahteva.
Naš tim je svestan koliko je organizacija proslava, naučnih skupova i dešavanja složen posao i kako je svaki klijent individua kojoj treba izaći u susret nevezano od njegovih želja i zahteva. Da biste bili sigurni da će sve proći u najboljem redu i da biste sebi redukovali stres, prepustite ovaj posao profesionalcima kojima verujete da će obaviti posao po najvišim standardima.
