Kada organizujete događaj, postoji mnogo bitnih odluka koje treba da donesete i koje će uticati na celokupan događaj. Izbor mesta održavanja događaja je jedna od odluka koje će biti od krucijalne važnosti. Pročitajte 6 stvari koje morate da znate o mestu gde će vaš događaj biti održan.
Od mesta održavanja događaja zavisi i datum događaja, opcije hrane, ali i pozitivno iskustvo posetilaca. Složićete se da su sve ove stvari veoma važne za vaš događaj, pa morate biti pažljivi u izboru mesta događaja. Zvuči malo zastrašujuće je l’ da? Ispratite ove korake koji će vam pomoći u pronalaženju savršenog mesta i smanjite stres zbog neplaniranih prepreka.
#1 Da li mesto koje ste izabrali ima parking?
Pre nego što se odlučite za lokaciju, obavezno proverite da li to mesto ima svoj parking, ili uslugu parkiranja. Ukoliko ne postoji nijedna od ove dve opcije, a lokacija vam se veoma dopada, proverite da li postoji parking u blizini koji bi posetioci mogli da iskoriste.
Ovo je važno ne samo za posetioce, već i za vas kao organizatora, kako biste na najlakši najbrži način mogli da unesete svu potrebnu opremu. Ukoliko ne postoji parking, možete rezervisati neki koji je u blizini, ili organizovati uslužno parkiranje, čak iako ta lokacija ne nudi tu uslugu.
#2 Koji je kapacitet određenog mesta događaja?
Važno je da znate koji je kapacitet mesta održavanja jer 500 ljudi ne može komotno da se smesti u prostoriju čiji je kapacitet 250 osoba. Osim toga, kapacitet prostorije je veoma važan zbog bezbednosti, sigurnosti i prve pomoći ukoliko dođe do požara. Postoje sigurnosne mere kojih morate da pridržavate i koje morate da obezbedite.
Važno je da procenite veličinu svog događaja, i dobro procenite minimum hrane koju treba da obezbedite. Neposredno pre događaja ili tokokm samog događaja možete dobiti odgovor od prisutnih da li su vam potrebni veći kapaciteti.
Kada znate koliki je prostor gde želite da održite događaj, odmah znate da li je to dovoljno za vašu tehnologiju, poput velikih projektora. Ne želite da stavite preveliki ekran na mali zid, jer se to posetiocima neće dopasti.
#3 Kakvu uslugu nudi mesto održavanja?
Ukoliko mesto održavanja događaja ima kuhinju, u cenu zakupa će ući i hrana po porciji. Oni prostori koji nemaju kuhinju često imaju saradnju sa određenim restoranima, pa će vam to ponuditi kao opciju zakupa prostora.
Ukoliko hrana nije dovoljno dobra, mnogi vašem događaju mogu dati negativnu ocenu, pa je veoma važno da proverite to pre samog događaja. Ukoliko ne postoji mogućnost da vi obezbedite hranu, a smatrate da je hrana loša, pronađite bolje mesto sa kvalitetnijom ponudom hrane, ili gde će vam dopustiti da vi obezbedite hranu.
Proverite da li prostor ima sto i stolice, jer ukoliko postoje, uštedećete mnogo novca na iznjamljivanju istih. Najbolje bi bilo da mesto održavanja događaja ima i osoblje koje će počistiti i postaviti stolove.
Ukoliko postoji audio/video oprema koju prostor obezbeđuje, onda je to mesto odlično za vas, jer će vas osloboditi velikog stresa i sačuvati novac.
#4 Stil i dekoracija su veoma važni
U skladu sa ciljem vašeg događaja, biraćete i ambijent prostora. Dekoracija i stil su veoma važni, jer je to prvo što posetioci primete kada dođu. Hrana i izgled prostorije će se uvek komentarisati, tako da budite sigurni da je stilski sve usklađeno.
Ukoliko pravite gala događaj, potrudite se da dekor bude elegantan, luksuzan, bogat, jednostavnih i raskošnih boja. Osvetljenje je ključ svega, jer njim stvarate romantičnu atmosferu, ili poslovnu atmosferu.
Pogledajte kakvo je osvetljenje već obezbeđeno i procenite kakve su mogućnosti i potencijali za unapređenje rasvete. Što je ambijent više u skladu sa duhom vašeg događaja, to ćete manje novca morati da potrošite na dekoraciju, kako biste postigli ono što ste hteli.
#5 Nikad ne zaboravite na akustiku
Sigurno ste nekada bili na događaju koji je ili preglasan, ili na njemu ništa niste mogli da čujete. Izbor pravog mesta može mnogo da doprinese akustici i nećete morati da trošite nepotreban novac na dodatno ozvučenje koje nije neophodno.
Ukoliko izaberete prostor sa niskim plafonom, akustika će biti veća, ali može lako da se dogodi da akustika bude preglasna ukoliko je prostor mali, ili u njemu ima malo ljudi.
Veliki prostori nisu najbolji izbor ukoliko ne planirate mnogo posetilaca, jer u velikim prostorijama se često javlja eho.
#6 Cena mesta održavanja na određeni dan
Ukoliko na vreme počnete da tražite mesto održavanja, izbor će biti mnogo veći, jer ćete biti fleksibilni oko tačnog datuma održavanja događaja. Ukoliko predložite dva ili tri datuma, moguće je da ćete dobiti popust jer ste bili fleksibilni i možda ste im obezbedili da izdaju prostor za vaš datum, ali i za neki drugi koji je, takođe, bio vaša opcija.
Planiranje na vreme će vam sačuvati i vreme i novac. Ukoliko smatrate da će ovo za vas biti previše stresno, prepustite nama profesionalnu organizaciju događaja, i budite sigurni da će vaš događaj proći savršeno.
