Biranje audio/video partnera za vašu firmu može biti stresno i naporno. Ono o čemu morate dobro da razmislite je usklađivanje rokova, budžeta, biznis ciljeva. Glavno pitanje na koje kandidat mora da odgovori je da li možete da mu poverite dizajniranje komunikacijskog sistema, audivizuala za sastanke, radne prostore, kao i javne prostore.
S obzirom na to da znamo da izbor audio/video partnera može da postane veoma komplikovan, pročitajte savete kako da to učinite na pravi način, bez mnogo stresa.
Idealan partner će biti onaj koji će svoje vreme posvetiti pitanju kako može da pomogne u realizovanju uspešnog događaja. On će se pobrinuti da vi dobijete svu potrebnu opremu koja vam je potrebna, i vaš događaj učini besprekornim.
Birajte prema potrebama
Pre samog intervjua sa kandiadatima potrebno je da precizirate vaše potrebe, i ono što očekujete od vašeg budućeg partnera. Da li vam je potreban neko ko je upoznat sa mestom na kom se održava događaj? Ili vam je potreban neko ko može da lako radi u velikim prostorima, ili sa kompleksnim vizualima?
Vodite računa o tome kada dogovarate iznajmljivanje prostora. Mnogi rentijeri daju uslugu njihovog stručnjaka za vizuale, dok neki zahtevaju da se koristi isključivo njihov audio/video partner. Ovo može biti i dobro i loše za vas, pa pokušajte da saznate što više informacija pre dogvora i plaćanja prostora.
Ovo je svakako dobra opcija ukoliko mislite da niste spremni samostalno da organizujete događaj, već je ono što vam je potrebno porfesionalno organizovanje događaja od strane stručnjaka.
Postavite prava pitanja
Važno je da odmah na početku rešite pitanje finansija. Veoma je važno da budete iskreni i otvoreni po pitanju plaćanja i troškova. Vi ste postavili budžet, a na vašem audio/video partneru je da radi u okviru tog budžeta, i kaže vam ukoliko misli da je to neostvarivo.
Pitajte vašeg AV partnera u kakvom je stanju operma, i da li postoje garancije na tehniku koju koristite. To će vam finansijski mnogo značiti na duge staze.
Pored budžeta AV partner mora da ispuni i vremenski okvir. Ono što je potrebno da dedlajn vašem partneru bude prirotet. Emitovanje događaja uživo treba da bude jedan od zahteva za vašeg AV partnera, pa je važno da to prođe bez problema.
Pogledajte portfolio kandidata
Mnogi kandidati imaju online portfolio, ili će vam dostaviti preporuke i reference. Dok gledate portofolio, tražite događaje koji su slični vašem ili po veličini, ili po broju ljudi koji su došli na događaj.
Uvid u prethodno iskustvo će vam pomoći da saznate kakve su sposobnosti kandidata, njihovo iskustvo, a može vam dati i nove ideje za vaš događaj. Portfolio kandidata vam mnogo može pomoći kada su u pitanu sposobnosti, ali razgovor je veoma važan, jer tako saznajte kakav je neko, i kako može da se uklopi u vaš tim dugoročno.
Dok gledate portfolio obratite pažnju i na stvari koje će vam možda zatrebati od kandidata u budućnosti, i držite otvorenu opciju da zadržite određenog AV partnera na duži vremenski period.
Napravite jasan sistem
Veoma je važno da u svakom trenutku znate ko šta radi, šta je odrađeno, šta tek treba da se odradi, i da li se ispunjavaju rokovi. Važno je da u svakom trenutku možete da kontaktirate određenu osobu koja će vam pružiti informaciju o procesu projekta, i da li se sve odvija po planu.
Ukoliko napravite detaljan koncept projekta, to će pomoći svima da rade ono što treba da rade, i da budu svesni da li se sve odvija onako kako je planirano, ili treba da se pređe na plan B.
Pre samog događaja sa celim timom prođite kroz porjekat, kako bi se potvrdila očekivanja od svakoga, i kako biste bili sigurni da će vizuali biti na pravom mestu u pravo vreme.
Pitajte vašeg partnera za sugestije
Kada nađete onog pravog, kojeg ste jako dugo tražili, onda se potrudite da ga zadržite i da ga uključite u odlučivanje. On vam može dati mnoge smernice koje će događaj učiniti boljim, atraktivnijim i zanimljivijim.
Velike su šanse da vaš novi partner unese sveže i originalne ideje, koje vam uopšte nisu ni pale na pamet. Tako ćete zadržati sjajnog partnera, a posao će postati bolji i uspešniji.
Osim toga, na kraju događaja prikupite sugestije posetilaca, jer će vam to mnogo pomoći pri organizovanu sledećeg.
