Kod organizacije događaja, ključni pokazatelj uspeha je zadovoljna publika. Evo kako da saznate mišljenje posetioca i kako će to unaprediti vaš događaj.
Budimo realni, događaji nisu tu zbog vas – već zbog posetioca. Ako posetioci ne izađu sa događaja pametniji, srećniji, inspirisaniji ili povezaniji pre nego što stu došli, koja je bila poenta?
Kao profesionalac u organizaciji događaja, kritično je umeće do oslušnete raspoloženje posetilaca, šta oni stvarno misle o vašem događaju. To je ujedno i jedini način da konstantno unapređujete svoj događaj i maksimizujete rezultate.
Kako da saznate koje su jače strane vašeg događaja, a gde je potrebno poboljšanje? Ko pita ne skita! Trebaće vam povratna informacija, a moraćete njih da pitate.
Šta pitati posetioce
Za jedan događaj može postojati više parametara koje želite da pratite. Obično su to sledeći parametri:
Govornici
Koliko su vaši govornici ili predavanja bila inspirativna? Ako je događaj fokusiran na ove dve stvari, pribavljanje iskrenih odgovora o korisnosti i uživanju publike je ključno.
Pitanja koja možete postaviti:
- Na skali od 1 – 10, koliko ste bili uključeni u govor / predavanje?
- Koja je glavna pouka koju ste izvukli?
- Šta je moglo bolje da se uradi kod ovog predavanja?
Možete dobiti razne informacije. Možda su slova na prezentaciji bila previše sitna, možda zvuk nije bio dovoljno dobar na kraju sale, možda se većina posetilaca nije složilo sa stavovima predavača.
Sve ove informacije mogu vam poslužiti kao odlična osnova za unapređenje događaja.
Hrana i piće
Hrana i piće koje služite takođe govore o prestižu događaja. Ne želite da se vaš prestižno promovisan događaj umanji slikama zidarskih sendviča na društvenim mrežama. Hrana i piće moraju biti ukusni i da pruže energiju korisnicima.
Naročito ako se događaj održava na mestima gde se hrana ne može kupiti u blizini.
Pitanja koja možete postaviti:
- Na skali od 1 – 10, koliko su hrana i piće bili ukusni?
- Da li je bilo dovoljno prilika da uzmete grickalice ili piće van pauze za ručak?
- Šta biste promenili kod našeg izbora hrane i pića za sledeću godinu?
AV i ostala tehnologija
Tehnologija koju koristite na događaju bi trebalo da sve učini zanimljivijim i lakšim za praćenje, ali nije nemoguće da stvari nisu prošle kako je zamišljeno.
Pitanja o tehnologiji na događaju koja možete postaviti:
- Da li ste mogli da čujete sve govornike?
- Da li ste mogli da vidite sve prezentacije?
- Na skali od 1 – 10, kako je izgledala bina i osvetljenje?
- Da li ste iskusili bilo koje tehničke probleme na događaju?
Prilike za upoznavanje i netvorking
Za mnoge ljude, događaji su važni ne samo zbog govornika i tema, već zbog ostalih posetioca. Kako bi vaši posetioci bili zadovoljni, moraćete da utvrdite da li su vaše prilike za upoznavanje i netvorking bile korisne i zabavne.
Pitanja koja možete postaviti?
- Da li ste imali dovoljno prilika za netvorking?
- Na skali od 1 – 10 kako ste se osećali za vreme pauza?
Kako prikupiti informacije o utisku sa događaja?
Kada ste utvrdili koje su informacije ključne za vaš događaj, morate da utvrdite najbolji način da ih prikupite. Postoje više načina da to učinite, a ovo su najpraktičniji.
Ankete preko imejla
Ankete poslate preko elektronske pošte su obično najbolji način da prikupite detaljne informacije i pošaljete veći broj pitanja o događaju. Preporučujemo vam da pošaljete mejl sa adrese napravljene u tu svhru (iskustva@ime događaja /kompanije).
Pored toga, prilagodite mejl svom brendu i objasnite zašto prikupljate podatke, da biste povećali procenat odgovora.
Dva najčešća načina za sprovođenje imejl ankete su:
- Pošaljite mejl na kraju svakog dana događaja, sa pitanjima specifičnim za taj dan
- Poljaite mejl na kraju celokupnog događaja, sa pitanjima koja se tiču za sve vreme trajanja događaja
Iako su mejlovi najbolji način da prikupite veći broj informacija, nemojte da preterujete. Neka pitanja budu jednostavna i kratka, jer što anketa bude kompleksnija, to ćete manje ispitanika imati.
Najbolje je da pošaljete mejl tik pred početak radnog dana, kada ljudi obično odgovaraju na sve mejlove.
Ankete preko aplikacije
Ukoliko koristite specijalnu aplikaciju za svoj događaj imate odličan kanal za prikupljanje informacija o iskustvima posetioca. Ne postoji brži način za prikupljane informacija.
Dizajnirajte pitanja tako da se mogu odgovoriti sa ocenama, i ponuđenim odgovorima. Što manje otvorenih pitanja, jer kucanje dugih odgovara na telefonu može biti naporno.
Društvene mreže
Još jedan odličan način implementiranja društvenih mreža u vaš događaj je prikupljanje utisaka posetilaca. Možete postaviti pitanje da li posetioci uživaju u događaju preko Fejsbuka ili Tvitera. Ako se odlučite za ovaj kanal, moraćete da pratite odgovore i brzo odgovarate.
Imajte na umu da neki ljudi vole anonimnost, ili makar ne žele da javno ostavljaju informacije – pa možda nećete imati toliko odgovora koliko biste imali inače. Takođe, znajte svoju publiku, ako znate da ne koriste društvene mreže, nemojte koristiti ovaj kanal.
NE KORISTITI – Upitnici na papiru na samom događaju
Ovo možda zvuči kao logičan izbor, ali je veoma nepraktično. Ukoliko svaki korisnik nema prostor za pisanje ispred sebe, kao i olovku, ovaj metod ne treba koristiti.
Ako mislite da jurite posetioce na pauzi da popunjavaju anketu, zamislite da vas nakon predavanja kada hoćete da popijete kafu i upoznajete se sa drugim ljudima, neko smara da popunite upitnik – neće proći.
Kako da iskoristite informacije i unapredite događaj
Nakon što ste prikupili informacije od posetilaca, moraćete da ih organizujete i kategorišete. Možda će biti potrebno da koristite softver za obradu podataka: excel, SPSS ili nešto treće.
Kada ste utvrdili na kojim poljima je potrebno poboljšanje, moraćete da preduzmete mere kako bi naredni događaj bio bolji. Bilo da je reč o dodavanju zvučnika kako bi ljudi na kraju sale mogli da čuju govornike, veći izbor grickalica, ili više vremena za netvorking.
Prilikom promocije sledećeg događaja, obavezno naglasite kako ste napravili poboljšanja koristeći informacije od posetilaca. Ljudi će ceniti što se njihov glas čuo i biće opušteniji sa potencijlanim problemima, jer će znati da će se oni rešiti.
Ako vam je potrebna pomoć za vaš događaj, od ideje do realizacije događaja, i prikupljanja informacija naposletku, Evento – Agencija za organizaciju događaja može biti vaš partner.