Organizovanje seminara, konferencija ili višednevnih predavanja koji za cilj uglavnom imaju promociju određenih vrednosti, adresiranje nekih problema ili širenje svesti o određenim pojavama, uz akademski ili profesionalni aspekat samog dešavanja, čini veliki logistički poduhvat za sve one koji takve događaje organizuju.
Od odabira odgovarajućeg mesta na kom će se takav događaj odigrati, preko logističkih zahteva koji uključuju transport, osvetljenje i ozvučenje sale, kao i brojnih drugih tehničkih i kadrovskih detalja, odabira keteringa i slanja pozivnica učesnicima, organizacija događaja zahteva temeljno planiranje i kvalitetnu logističku podršku.
Pored navedenih zahteva, prilikom organizacije svakog događaja postoje i zahtevi koji ne spadaju u kategoriju tipičnih, već su to više individualni zahtevi određenih učesnika. U nastavku teksta saznajte koji su specifični zahtevi učesnika i kako im se treba postaviti na pravi način.
#1 Vegetarijanska kuhinja u okviru keteringa
Ketering predstavlja veoma bitnu stavku prilikom organizacije svakog događaja. Bilo da je u pitanju višednevni seminar, vikend konferencija ili višečasovno predavanje, predah i vreme za ručak predstavljaju bitnu stavku tokom samih događaja. To je prilika da se učesnici malo opuste i međusobno bolje upoznaju.
Ipak, ketering i organizacija hrane često mogu da naiđe na specifične zahteve učesnika koji ne konzumiraju “tradicionalan” meni. Učesnici događaja koji su vegetarijanci mogu posebnom napomenom pre samog seminara ili konferencije da skrenu pažnju na taj detalj, pa se onda u skladu sa njihovim potrebama menja i plan keteringa, odnosno dolazi do promena u meniju za učesnike događaja kojima je to potrebno.
#2 Zdravstveno stanje učesnika i zvanica
Organizacija seminara i drugih događaja logistički može da bude veoma zahtevna. Ukoliko neko od učesnika ima zdravstvenih problema, a ovo se posebno odnosi na otežano hodanje, korišćenje invalidskih kolica ili drugih pomagala prilikom kretanja, potrebno je da se banketi i ostale konferencijske sale prilagode takvim specifičnim zahtevima.
Rampa za invalidska kolica na ulazu u salu, posebno mesto u okviru same sale za učesnike sa određenim smetnjama, ali i rampa do govornice sa binom, ukoliko je zvanica jedan od govornika na događaju, samo su neka od rešenja koje je potrebno primeniti prilikom organizacije događaja.
Pored prilagođavanja same prostorije u okviru koje se događaj održava, važno je da se na odgovarajući način organizuje i prevoz učesnika sa određenim specifičnim zahtevima na sam događaj. Moguće je da se desi da učesnici sa specifičnim zahtevima nisu iz grada u kom se događaj realizuje, pa je potrebno pronaći drugo rešenje.
Stoga, postoji opcija da sanitet prevozi u Srbiji i izvan zemlje sve one učesnike koji nisu u stanju da sami dođu do lokacije na kojoj se događaj dešava. Na taj način, rešava se velika logistička prepreka, a učesnicima događaja sa specifičnim zahtevima se na pravi način omogućava da prisustvuju seminaru ili konferenciji.
#3 Posebna prostorija za (ne)pušače tokom događaja
Seminari i konferencije često okupljaju veliki broj različitih ljudi, sa drugačijim navikama i načinom života. Među njima, uvek se nađe određeni deo pušača i onih koji ne mogu da tolerišu duvanski dim. Stoga je, prilikom organizacije događaja, potrebno organizovati posebnu prostoriju ili na neki drugi način odvojiti pušače od onih koji ne žele da pasivno udišu duvanski dim.
To se lako rešava ukoliko se događaj odigrava na otvorenom dok je, kod hotelskog ili drugog pansionskog smeštaja ili kod konferencijske sale, teže organizovati njihovo “odvajanje”. Kao glavni cilj se tada nameće odgovaranje zahtevima svih učesnika na način da se niko ne oseti oštećenim ili izostavljenim iz grupe.
Organizacija seminara i konferencija predstavlja poduhvat na kojem je potrebna maksimalna kooperacija svih organizatora – od volontera do vodećih članova tima. Ipak, kvalitetno organizovan događaj sastoji se i od planiranja finesa, odnosno specifičnih zahteva koja zahtevaju od organizatora da se postave na pravi način.