Planirate da se oprobate u organizaciji događaja, ali niste sigurni odakle da počnete, muče vas pojmovi, osnove, ili niste sigurni šta sve podrazumeva i kako postići uspeh u ovakvoj vrsti posla? Na pravom ste mestu! Ovaj tekst daće vam odgovore na sve što vas muči, u cilju da vas podstakne, jer i vi možete postati uspešan organizator događaja uz par saveta.
Sigurno ste imali neku situaciju kada ste morali da organizujete neko slavlje, poslovni događaj, prezentaciju ili bilo koji drugi skup u kratkom roku. Ovakve situacije znaju da budu izuzetno stresne i zahtevaju veliku količinu koncentracije i umeća. A da li ste znali da takve stvari možete prepustiti profesionalcima? Da, lepo ste čuli. Ljudi koji se bave ovakvim tipom posla zovu se organizatori događaja i izuzetno su popularni.
Šta je organizacija događaja?
Verovatno ste čuli za izraz event planer. Radi se o izuzetno cenjenoj oblasti, koja poslednjih par godina zaista doživljava procvat. Ali o čemu je tačno reč ?
Stručnjaci često ne mogu da se usaglase oko tačne definicije, tako da postoji nekoliko objašnjenja za pojam “organizator događaja”. Zvanično i najčešće objašnjenje vezuje se za to da organizacija događaja spada u koordiniranje, osmišljavanje i sprovođenje svakog detalja vezanog za neki sastanak, događaj (poslovan ili ne), vezan za neku kompaniju ili organizaciju.
U te događaje spadaju:
- tim bilding, (u cilju boljeg upoznavanja kolega i ostvarivanja snažnije veze između zaposlenih, kako bi se oformio dobar tim);
- neka vrsta marketing kampanje, što u ovom slučaju nudi široke mogućnosti – osim internet oglašavanja, organizator događaja može da se istakne i na polju tradicionalnog marketinga korišćenjem na samom mestu događaja raznih reklamnih rekvizita i materijala izrađenih tehnikom štampe;
- edukacija novih ili starih članova itd.
Ako je reč o nekoj velikoj korporaciji osobe koje su zaposlene na takvoj funkciji često moraju imati odličnu komunikaciju sa ostalim odeljenjima (poput marketinga, komercijale itd.).
Šta sve spada u obaveze organizatora događaja?
Postoje određene stavke koje su izuzetno bitne kako bi se uspešno organizovao neki događaj, a spadaju u opis organizacije događaja. Neophodno je:
- Dobro planiranje budžeta;
- Poštovanje zadatih rokova;
- Odabir mesta ili događaja;
- Rezervacija mesta;
- Nabavka papirologije (dozvole, putni nalozi itd.);
- Planiranje smeštaja, transporta, gde se hraniti itd.
Kao što vidite, zaduženja su brojna, i sva ona spadaju u obaveze osobe koja organizuje.
Pored navedenog, na ovakvim pozicijama možete se upoznati i sa: organizovanjem tema, aranžmanom aktivnosti, odabirom mentora, gosta, edukatora, odabirom opreme itd. Možda se pitate kako je to isplativo, ko bi angažovao ljude za to ili kako uopšte započeti karijeru u ovoj oblasti?
Istina je da se radi o oblasti koja je jako popularna, ali i konkurencija je velika. Kao jedno od perspektivnih rešenja, organizovanje događaja zahteva rad i trud. Naročito ako želite da budete uspešni. Zato je dobro upoznati se sa osnovama ovog posla.
Osnove organizacije događaja
Neophodno je da znate bar osnove ako planirate da prelazite u ovu oblast iz neke druge struke. Kako bi lakše savladali novi tip posla možete se upoznati sa:
- Osmišljavanjem cilja – postavite sebi određena pitanja: Zašto želim da se bavim time? Da li se pronalazim u ovom poslu ? Šta je neophodno da bih bio/la uspešan/la u ovom poslu? Da li imam potrebne veštine za obavljanje organizacije događaja?
- Organizacijom vašeg tima;
- Razvijanjem kontakata itd.
Osmišljavanje cilja je bitna stavka. Ako ne razmislite dobro o svemu, može se desiti da bacite dosta vremena i truda na nešto što vas ne ispunjava. Nije retka situacija i da se ljudi ne pronalaze u nekom poslu. Suludo je da radite nešto što mrzite. Tada nismo produktivni jer ne dajemo svoj maksimum, a i deluje iscrpljujuće na organizam.
Morate biti i realni u sagledavanju vaših dobrih i loših osobina. Ako vam ne idu od ruke organizacione veštine, ako ste stalno u nekoj žurbi ili niste navikli na takav tempo rada, možda nije loše da razmislite bolje o tome da li je ovo poziv za vas.
Organizacija tima – Ne možete sve sami. Ako imate osnovane sumnje da će biti veliki obim posla slobodno organizujte tim. Angažujte neku osobu sa strane, ako je potrebno.
Razvijajte kontakte – U ovakvom tipu posla nije loše biti upoznat sa velikim brojem ljudi. Zato stručnjaci predlažu da razvijate veštine komunikacije, upoznajte se sa internet marketingom, pokušajte da doprete do što većeg broja ljudi.
Kako biste dopreli do velikog broja ljudi i stekli važne kontakte, morate biti upoznati sa drušvenim mrežama. Pravilno oglašavanje može učiniti pola posla umesto vas. Na taj način prikupićete podatke o kojima bi inače mogli samo da sanjate. U digitalnom svetu neophodna je i digitalna prisutnost. Možete probati da se malo više upoznate sa ovim temama. Reklama ne mora uvek da košta. Postoje brojne mogućnosti za oglašavanje na internetu.
Ovakva mala pravila mogu učiniti da se brzo i lako upoznate sa materijom, ali i da uspešno proširite vaš posao.
Neophodne veštine za rad organizatora događaja
Svaka veština je bitna, međutim određeni poslovi zahtevaju neke kvalifikacije koje određuju da li ćete biti uspešni u tom poslu ili ne. Za uspeh u organizaciji događaja morate imati:
- Znanje jezika – ovo zavisi od klijenta ili kompanije, ali se uglavnom radi o dobrom poznavanju engleskog;
- Komunikacione veštine – može se desiti da ćete morati brzo i lako da stupite u kontakt sa ljudi koje ne poznajete. Ovo nije posao za stidljive i povučene osobe. Dobar pristup i komunikativnost često znači da li će posao biti odrađen ili ne;
- Budite u toku sa dešavanjima – ovo ponekad znači da morate poznavati ljude, ali i obratiti pažnju na manifestacije koje se održavaju. Nekad je neophodno da budete u trendu i držite kontakt sa vremenom;
- Želja da naučite marketing – bez dobrog marketinga ništa. Naravno, ne morate da budete marketing menadžer, ali neko predznanje ili bar interesovanje nije na odmet. Možete pratiti blogove i sajtove iz ove oblasti kao što je recimo blog koji vodi Mario Pilar
- Volite dinamično okruženje – organizacija događaja je sve samo ne dosadan posao. Često se dešava da vam naredni dan bude potpuno drugačiji od prethodnog.
Ovakve pozicije ponekad zahtevaju dosta odricanja. Ljudi koji bi želeli da se bave ovakvim poslom često nemaju mnogo vremena, bar ne na početku. Znajte da će uvođenje u posao zahtevati vreme i strpljenje.
Proširenje posla u oblasti organizacije događaja
Moguće je da se već nalazite u ovim vodama, međutim nemate dovoljno klijenata. Obim posla zna da varira s vremena na vreme, za one koji ne rade u velikim kompanijama ovo zna da bude prekretnica. Često od obima posla zavisi da li će neko ostati da se bavi ovim poslom ili ne.
Kako pronaći klijente?
Oni koji rade samostalno organizaciju događaja znaju koliko su klijenti važni. Klijente možete pronaći na više načina. Neki od najefikasniji su:
- Oglašavanje preko interneta – probajte preko društvenih mreža (Instagram, Facebook, Tik Tok itd.
- Freelance platforme: Upwork, Freelancerm Fiverr, People Per Hour itd.
- Sajtovi za pronalaženje posla: Remote.co, Remote Global, Neuvoo i mnogi drugi
- Od usta do usta – Zvuči smešno i pomalo zastarelo, međutim preporuka je bila i ostala broj 1 solucija kada je u pitanju potraga za klijentima. Razlog zašto ljudi preferiraju da im neko preporuči dobrog radnika jeste taj što su ljudi mahom nepoverljivi.
Oglašavanje preko interneta – obično podrazumeva društvene mreže. Dobro je ako ste upoznati sa nekom vrstom internet marketinga, ili ste radili neki posao koji je sličan. Ako ne spadate u te srećnike, možete probati da se dodatno obučite, samostalno, putem nekog kursa ili da angažujete stručnu osobu za to.
Freelance platforme – mogu biti odlična stvar. Konkurencija je velika, ali je i ponuda poslova. Budite spremni da će vam verovatno trebati određeno vreme dok ne pronađete prvi angažman.
Sajtovi za pronalaženje posla – Slično kao freelance platforme, međutim u ovo spada dosta klasičniji pristup. Ponuda poslova se uglavnom menja iz dana u dan tako da predlažemo da vam CV i propratno pismo budu ažurirani i spremni.
Preporuka – Preporuka od druge osobe može značiti mnogo. Ako vas neka osoba nahvali i preporuči kod druge, veće su šanse da dobijete taj projekat. Naravno, ovo ne uspeva uvek, ali malo dodatne pomoći nije na odmet.
Kako dobiti radni angažman u oblasti organizacije događaja?
Možda ste dobili ili očekujete poziv na intervju, Skype ili Zoom poziv ili neki treći vid komunikacije sa potencijalnim klijentom, ali ako ste novi u ovom poslu verovatno niste skroz upoznati sa time kako da vas osoba ili kompanija angažuje. Postoje razni razlozi zašto se neko odluči za jednu osobu, ali ima i par stvari na koje morate posebno obratiti pažnju:
- Dobar CV;
- Odlično propratno pismo;
- Preporuke – reference;
- Portfolio.
Dobar CV – zvuči kao kliše, ali većina ljudi zapravo ne zna šta je neophodno staviti u radnu biografiju. Ako gledamo konkretno za ovaj posao, pokušajte da izbacite stvari koje su potpuno nepovezane za ovaj posao. Ono što bi moglo biti interesantno ili korisno su:
- Kursevi
- Seminarski radovi iz neke srodne oblasti
- Promocije
- Volontiranja ili projekti na fakultetu.
Ako je vaš CV predug (više od 2 strane), možete pokušati da neke vaše hobije ili aktivnosti navedete u propratnom ili kontaktnom pismu.
Propratno pismo – Ide kao dodatak uz CV. Vodeći stručnjaci iz oblasti zapošljavanja savetuju da obratite pažnju na izradu dobrog propratnog pisma. Najbolji efekat ostavlja ono koje objašnjava vašu motivaciju i želju ali izlazi iz šablona. Njegova svrha je da navedete zašto ste vi najbolja osoba za tu poziciju, zašto bi neko angažovao baš vas. Po čemu ste vi posebni? Da li ste imali ranijeg kontakta sa tom kompanijom ili organizacijom, da li postoji neka lična priča? Pokušaje to da implementirate u pismo, i sigurno ćete biti zapaženi. Predlažemo i da naučite razliku između Motivacionog pisma, Propratnog pisma i Kontaktnog pisma.
Preporuke – reference – Ovakve stvari su izuzetno bitne ako je reč o ozbiljnijim projektima ili se radi o saradnji sa strancima. Zato gledajte da ostavite dobar utisak kod poslodavca ili klijenta. Možda će vam trebati. Ako imate sajt ili neki profil, ne bi bilo loše da imate poseban deo za pozitivne komentare. Na taj način klijenti će znati da ste osoba od poveranja i da ste ozbiljni. Možete i tražiti pismo preporuke.
Portfolio – Ako ste malo duže u ovoj oblasti i radili ste na nekoliko projekata možete napraviti portfolio. Radi se o skupu vaših radova na jednom mestu. Tu ne morate da stavljate svaki rad. Ako niste zadovoljni kako ste nešto odradili preskočite ga. Za portfolio odaberite one na koje ste ponosni. Tu naravno možete navesti i druge stvari poput vaših veština, obrazovanja itd. On može biti u štampanom obliku, mada se poslednjih godina sve više koristi online verzija.
Da zaključimo, nijedan početak nije lak, naročito ako nemate dodirnih tačaka sa nekim poljem poslovanja. Usponi i padovi su nešto normalno, i sretaćete se često sa njima. Međutim, važno je shvatiti da svaki posao zahteva određen napor. Pravi stručnjaci spremni su da saznaju sve što mogu kako bi postali relevantni u određenoj oblasti, pa ukoliko ste i vi ozbiljni u nameri da postanete organizator događaja, sve ono što trebate naučiti i odraditi neće vam teško pasti.
