Postoje situacije kada je nemoguće na jednom mestu okupiti ljude sa različitih krajeva sveta, ili jednostavno neki bitni članovi nisu u mogućnosti da lično prisustvuju poslovnom susretu koji organizujete.
Šta onda činiti? Jedan og glavnih načina da održite konferencije, seminare i druge poslovne susrete jete organizacija online konferencije, takođe poznate i pod nazivom Webinari.
Međutim pre nego što se upustimo u približavanje načina kako organizovati webinar na korist i učesnika i gledalaca/slušalaca – moramo objasniti šta su oni zapravo u kako funkcionišu.
Šta je webinar, odnosno online konferencija/seminar?
Komunikacija, saradnja i učenje na daljinu; u svakom trenutku i preko svih uređaja.
Online konferencija omogućava poslovno komuniciranje sa saradnicima, klijentima i partnerima bez obzira gde se nalaze, bez prepreka i ograničenja.
Najčešće se primenjuje u marketinškim vodama, za edukaciji i promociji proizvoda i usluga, a ciljna grupa su zaposleni, kupci i partneri u prodajnom kanalu.
Na različite načine možete objediniti nekoliko vidova komunikacije, i u realnom vremenu organizovati i najzahtevniji seminar, bez odlaganja, a čak i bez velikog troška.
Online konferencija je univerzalno je primenljiva u različitim poslovnim i obrazovnim procesima i scenarijima, od saradnje i edukacije u malim skupovima do webinara koji angažuju i do 1500 učesnika – pristutnih ali i gostiju iznenađenja, uključenih naknadno putem interneta.
Kako organizovati online konferenciju – strategija i koncept
Celokupno digitalno rešenje sa agendom za online konferenciju i predavače uključuje predavanja u virtuelnoj učionici i uključenja na zahtev, odnosno poziv, što zahteva mnogo više od dobre internet konekcije i plaćenog, mesečnog članstva nekoj od platformi za online konferencije.
Efikasna organizacija webinara i izvođenje prodajnih i marketinških skupova za veliki broj učesnika je vrlo zahtevna aktivnost, budući da uključuju ne samo veliki broj učesnika iz različitih područja i sa različitim uređajima, već i potrebu da se obezbedi adekvatan prostor za “streaming” kao i oprema koja neće narušavati ničije performance (dobar zvuk, slika i sl.)
Sa druge strane, potrebna je i integracija webinara sa drugim aplikacijama, radi razmene podataka i analize učešća i angažmana svih učesnika, kako bi se maksimizirali poslovni ciljevi, što se ubraja u neke od najbitnijih elemenata kada je u pitanju organizacija online konferencije.
1. Prostor i oprema za video prenos
Moćna fizička i virtuelna okolina za online sastanke i prezentacije umnogome doprinosi kvalitetu timskog rada i podršci partnerima i klijentima u komunikaciji.
Oprema za webinare je jedan od najzahtevnijih ali i ključnih faktora koji određuju uspešnost konferencije koja se održava online (za sve, za veći ili određeni deo učesnika), prvenstveno jer događaj ide uživo.
Kao i svaki drugi događaj, i webinar ima unapred određeno vreme i datum. Mnoge kompanije učine dostupnim video snimak webinara i nakon događaja. Na taj način niko ne propušta novosti.
Uz vizuelne elemente, organizacija webinara, učesnicima treba da omogući i da nešto čuju. Zbog toga domaćini i govornici webinara moraju imati mikrofon. Neki učesnici će samo koristiti svoj računar, dok drugi ulažu mnogo više u ovaj tip opreme, naročito ako planiraju interaktivni, kombinovani online seminar sa prisutnim i online učesnicima.
Koje su to prednosti i funkcionalnosti koje nudi organizacija online konferencije?
- Sposobnost integracije sa drugim aplikacijama
- Jednostavnost korišćenja – podrška za desktop i mobilne platforme
- Deljenje kamere, govora i sadržaja: video, audio, prezentacije, dokumenti i ostale vrste datoteka
- Deljenje desktopa
2. Prezentacija i izvođenje online konferencije
Vrlo su retki edukativni ili/i poslovni događaji koji nemaju i online prezentaciju. Osim ako nije u obliku intervjua, govornik najčešće ima i pripremljenu prezentaciju koju može podeliti sa vama u toku webinara.
Prezentacije za webinar se mogu praviti kao i inače, u MS Power Point-u, Google Slides-u, a predstvalja ga svojoj publici delenjem ekrana (kada je u pitanju orgnizacija online konferencije malog obima) ili putem video bima – za velike poslovne susrete.
3. Pr aktivnosti, učešće polaznika, pokloni i materijali sa webinar-a
Istraživanja pokazuju da više od polovine poslovnih konferencija ima manje od 50% polaznika online (bilo da prate webinar u realnom vremenu ili gledaju snimak).
Kako bi povećale posećenost, kompanije pažljivo biraju u koje doba dana da održe webinar, tj. online konferencije jer bez polaznika, webinar gubi jedan od najbitnijih elemenata – učešće polaznika.
Još jedan način da se popularizuje uživo online konferencija jesu i neki od faktora kakve bismo primenjivali da bi pospešili interakciju na bilo kom drugom događaju ovog tipa, a to su?
- Razmena tekstualnih poruka (chat i Q&A)
- Saradnja na beloj tabli
- Distribucija datoteka učesnicima (za download)
- Analitika o učestvovanju svih učesnika (lead, up-sell prilike, kategorizovanje kupaca ili partnera i sl.)
- Pokloni – da li u vidu sećanja na konferenciju ili pristupi narednim webinar-ima uz posebne pogodnosti
Interakcija i participacija na webinar-u
Svaki webinar ima vremena i mogućnost za pitanja i odgovore. Mnogi online konferencije imaju četove uživo, pa se tako postavljaju pitanja, bilo da se odlučite da postavljate pitanje direktno, privatno domaćinu webinara ili da pišete u zajednički chat box koji i ostali učesnici vide.
Ankete i upitnici kao glavno sredstvo interakcije
Domaćin online konferencije unapred odredi i odobri pitanja, a polaznicima se daje nekoliko minuta da odgovore. Rezultati se zatim odmah dele na ekranu, nakon čega sledi i komentarisanje rezultata ankete.
Virtuelna slušaonica uključuje brojne funkcionalnosti
Organizaciuja online konferencije i pozivanje ciljanih učesnika, kroz intuitivne web stranice učionice nije jednostavan proces, i njime bi trebalo da se bave agencije koje imaju iskustva u toj delatnosti.
Potrebno je isplanirati efikasan mehanizam, prvo organizacije a potom i izveštavanja o stanju prijava, slanja programiranih poruka učesnicima (ponovni poziv, potvrda prijave, podsetnik o predavanju…) kako bi se obezbedilo jedinstveno korisničko iskustvo za sve vrste uređaja.
Fleksibilan interfejs i bogat niz funkcionalnosti u slušaonici (deljenje kamere, sadržaja, kurseva i desktopa, ankete i kvizovi, razmena tekstualnih poruka, saradnja na beloj tabli, distribucija datoteka učesnicima) i integracija sa drugim aplikacijama obezbeđuje upravo to – kvalitetno iskustvo i aktivno učešće na konferenciji, sa ciljem razmene podataka o učesnicima i njihovim postignućima.
Upotreba informatičke tehnologije za interaktivnu edukaciju i efikasnije upravljanje ljudskim potencijalimaje je sve zapaženija različitim oblastima ljudske delatnosti, što je odlična vest jer, nemaju svi mogućnost da prisustvuju bitnim poslovnim, naučnim i obrazovnim okupljanjima u svetu.
Posredstvom dobrog organizatora i napredne tehnologije, online konferencije okupljenim učesnicima predstavljaju rešenja za izradu interaktivnih edukacijskih sadržaja, online edukacije na daljinu, kao i aplikacije za efikasniju komunikaciju.
