Organizacija događaja zahteva ozbiljan proces planiranja i obezbeđivanja svih preduslova za kvalitetan seminar, konferenciju, zabavu ili neki drugi tip okupljanja. Jedan od njih svakako je prostor u kome se događaj održava, a izabrati onaj pravi koji će zadovoljiti preferencije organizatora, ali i gostiju na događaju, nije nimalo lak zadatak.
Iako su mnogi organizatori događaja skloni tome da lepe vremenske uslove iskoriste za organizaciju događaja na otvorenom, praksa je pokazala da su pozitivne impresije uvek brojnije kada se događaj organizuje u zatvorenom prostoru.
Razlog je jednostavan – zatvoren prostor nudi mogućnost veće kontrole nad situacijom i dešavanjima, a ujedno je podložniji modifikacijama enterijera i svih drugih komponenti koje je potrebno prilagoditi događaju. U nastavku ćemo obrazložiti sve prednosti organizacije događaja u zatvorenom prostoru.
#1 Enterijer je podložniji transformaciji
Prilikom organizacije ozbiljnih događaja, bilo da je reč o poslovnom i formalnom događaju, il nekoj temtskoj proslavi, venčanju ili rođendanu – često postoji potreba za manjom ili većom transformacijom enterijera. To je ustvari vrlo lepa praksa koja podrazumeva da se prostor uredi u skladu sa temom događaja, kako bi se prisutnima pružio bolji doživljaj onog što se dešava u trenutku.
Bolje opremljeni prostori nude mogućnost organizatorima događaja da prostor do određene mere transformišu i dekorišu po želji, što ostavlja vrlo profesionalan utisak na posetioce/goste.
Na primer, seminari i konferencije koje se bave temom održivog razvoja počinju da u prostore za svoje događaje uvode poznati biophilic concept, koji podrazumeva uređenje prostora u saglasnosti sa prirodom. Takvi ambijenti su prepuni zelenila, zidovi su obloženi biljkama, a nameštaj je izrađen od prirodnih materijala koji ni na koji način ne štete čoveku i okolini.
Iako nije uvek moguće ići do ove mere u transormaciji enterijera za događaj, naročito ukoliko nije reč o vašem prostoru, dobro je znati da se sopstvenom kreativnošću zaista može napraviti originalna atmosfera koja odgovara na temu i potrebe događaja.
Ukoliko vas inspiriše ovaj ekološki koncept, uvek se možete odlučiti za prosto obogaćivanje prostora biljkama, a na svom radnom mestu možete pokrenuti diskusiju o održivom poslovanju koje potencijalno može da se implementira i u vaše poslovanje.
#2 Događaj u zavorenom ne zavisi od vremenskih uslova
Iako su najlepša filmska venčanja organizovana pod vedrim nebom, a tematske proslave se nekako najlepše slažu uz otvoren ambijent, treba uzeti u obzir i realnu sliku ovakvih dešavanja: vremenske prilike su često neizvesne, a u otvorenom ambijentu ne možemo da utičemo baš na sve detalje događaja.
Organizacija velikih događaja koja uključuje veći broj ljudi, ozbiljan program ili agendu, uvek zahteva od organizatora da drže “sve konce” u svojim rukama. To je teško postići u otvorenom ambijentu jer vreme uvek može da pokvari plan, a čak ni padavine nisu jedine koje su problem – duvanje vetra će pokvariti atmosferu čad i ako ne padne kiša.
Uvek postoji opcija da napravite plan B u u slučaju loših vremenskih uslova pređete u zatvoren prostor, ali to automatski znači i veći trošak, a možda i nepotreban stres, pa je bolje da odmah u startu događaj organizujete u zatvorenom prostoru gde nećete morati da razmišljate o nepotrebnim sitnicama.
#3 Ozvučenje je bolje zatvorenom prostoru
Za organizaciju jednog ozbiljnog događaja, tehničke komponente su od ključnog značaja. One podrazumevaju dobro osvetljenje, odgovarajuće ozvučenje, ispravan projektor i video-bim, dobar rad interneta i slično.
Ipak, ozvučenje je najvažnija od svih navedenih stavki, a uslovi koji vladaju na otvorenom često umeju da poremete dobar i čist zvuk. To dalje može da ostavi neprofesionalan utisak o organizatorima, ali i da pokvari doživljaj celokupnog događaja. S druge strane, zatvoren prostor pruža mnogo bolje uslove za dobru tehničku podršku.
Ukoliko organizujete poslovnu konferenciju ili privatni događaj, sagledajte sve realne opcije za prostor i ambijent u kome će se sve realizovati, kako bi sve teklo onako kako ste zamislili. Izaberite kvalitetan prostor, ali ne zaboravite i na tehničke detalje, dobro raspoloženje i gostoljubivost, jer je to ipak ono što ostavlja najjači utisak na sve prisutne.
