U slučaju da planirate poslovni sastanak van kancelarije, postoji nekoliko stvari na koje morate obratiti pažnju, naročito ako sastanak uključuje audio-vizuelna pomagala kojim želite da prezentujete svoju ideju, što svakako ne možete uraditi u restoranu.
U obzir treba uzeti pre svega broj ljudi koji će prisustvovati sastanku i budžet kojim raspolažete, i na osnovu toga odrediti sve ostale parametre. Potrebno je da odaberete lokaciju, napravite plan kojim će se odvijati sastanak i kojim redosledom, ketering, obezbediti materijale i već pomenutu audio vizuelnu opremu.
Oprema koja dolazi uz prostor
Kad obilazite lokaciju koju ste odabrali za održavanje sastanka, ovo je prva i najbitnija stvar na koju morate da obratite pažnju.
Većina poslovnih prostora za iznajmljivanje dolazi sa pratećom opremom, ali to ne mora automatski da znači da je to i oprema koja je odgovara vašim potrebama. Može se desiti da monitor za prezentacije nije odgovarajuće veličine, ili da vam je možda korisniji projektor od monitora, radi lakšeg ulaženja u detalje.
U svakom slučaju, ne želite da platite za nešto što vam ni ne treba, a ako već plaćate, proverite koliko je to “više” i da li će doprineti boljoj koordinaciji sastanka koji vodite.
Veličina prostorije
Prostor takođe birate prema veličini grupe ljudi koja će prisustvovati sastanku, ali pritom ne gledate isključivo veličinu već i funkcionalnost prostorije u celosti. Razmotrite da li će ljudi sedeti u redovima jedni iza drugih, ili je potrebna veća interaktivnost, pa je bolja U postavka, ili možda kružna.
Na osnovu postavke koju odaberete, osoblje može odmah da vam kaže koji je maksimalni kapacitet te prostorije. Takođe, morate obratiti pažnju da je audio-vizuelna oprema koju koristite uklopiva sa prostorom, odnosno da projektor ne stoji predaleko ili da zvučnici ne budu preglasni.
Kada možete iznajmiti prostor?
Bez obzira da li je potrebno da opremite prostor pre početka sastanka, a posle i dodatno vreme da svu opremu raščistite, dobro je da se obezbedite i raspitate za tačan raspored dostupnosti mesta na kom održavate sastanak.
To je dobro znati iako niste planirali odmah da rasklonite opremu, već biste to uradili kasnije tokom dana, a i zbog toga što je gostima potrebno javiti tačno vreme, da bi mogli da planiraju. Svako odlaganje i pomeranje bi izgledalo neprofesionalno.
Imate li pristup WiFi-ju?
Iako smo do sad doneke navikli da maltene svaki javni prostor ima obezeđen pristup mreži, zapravo nije uvek tako, ma koliko mi to uzimali zdravo za gotovo. Ako odlučite da vaš sastanak održite u hotelu, očekujte da će vam hotel najverovatnije dodatno naplatiti pristup WiFi-ju.
Ako je velika gužva i svi su konektovani, teško da ćete dobro proći i sigurno ćete imati problema sa brzinom, a ako vam je internet neophodan, onda se raspitajte da li imate izolovanu konekciju u odnosu na ostatak mesta, i obavezno proverite brzinu, da biste mogli to da rešite na vreme.
Da li su produžni kablovi, utičnice i portovi u skladu sa prostorom?
Ovo je jako bitno proveriti, zato što ne želite da zavisite od instalacija same zgrade, pogotovo ako se ispostavi da je starija gradnja, i da su utičnice raspoređene previše daleko jedna od druge.
U slučaju da je tako, morate unapred obezbediti zalihu produžnih kablova, kako vam se ne bi desilo da nemate dovoljno mesta, naročito ako je potrebno da svaka osoba ima pristup svom kompjuteru na samom sastanku. Takođe bi bilo dobro da pre početka sastanka proverite bezbednost kablova i da li su raspoređeni tako da ne smetaju.
Ukoliko vam je potreban priključak za telefon radi konferencijskih poziva, onda se takođe uverite da li lokacija ima već obzebeđen priključak i da li se pozivi dodatno naplaćuju, što u hotelima obično nije slučaj.
Ukoliko vam je potrebna profesionalna organizacija, Evento tim je tu da vam pomogne. Dovoljno je da nam kažete šta tačno želite, i mi ćemo to spovesti u delo.
