U vreme kada su postojale samo dve opcije za poslovna druženja posle isključivo radnog dela – posebne prostorije za zvanice u okviru restorana društvene ishrane ili neki objekat restoranskog tipa i poželjno na nekoj lepoj lokaciji van grada, mnogi privrednici su često govorili da su najviše poslova, ako ne i sve, zaključivali upravo uz jelo i piće. U međuvremenu se, izgleda, situacija promenila, ali samo u izvesnom smislu.
Danas se poslovni ručkovi, večere i eventualno prateće terevenke ne organizuju isključivo u objektima u kojima se hrana i priprema. Blagodeti keteringa podrazumevaju da nema geografske tačke gde nije moguće dobro ugostiti poslovne partnere i/ili saradnike iz same firme.
Nezavisno od samog cilja okupljanja, podrazumeva se da kao organizator želite pre svega da se vaše zvanice osećaju prijatno, da steknu određeni utisak o vama ili zadrže i poboljšaju postojeći i da ponesu lepe uspomene koje će pri svakom narednom kontaktu sa vama u njima izazvati prijatna osećanja.
Specijalizovane firme za ketering obično su relativno male i fleksibilne pa najčešće nije isključena ni mogućnost dostave posluženja naručenog bukvalno dan za dan, s tim što je reč o izuzetnim, iznenadnim situacijama kada se i ne može očekivati preterana inovativnost. Drugačiji je slučaj već sa unapred dogovorenim poslovnim susretima, bilo o kojoj vrsti saradnje da je reč.
Paralelno sa organizacijom samog događaja: komercijalnih pregovora, dogovaranja poslovno-tehničke saradanje, proslave datuma značajnog za firmu, seminara, kongresa, predavanja, treninga za zaposlene… podrazumeva se da je neophodno blagovremeno se postarati da ketering za proslave bude primeren značaju i važnosti događaja i učesnika, kako za vašu firmu, tako i za vas. Dakle, uskladiti ketering sa vrstom događaja.
Šta je neophodno definisati radi uspešnog planiranja keteringa za specijalne prilike?
Plan i organizacija ovog dela poslovnog skupa su temelj utiska koji ćete ostaviti na poslovne saradnike i, kako rekosmo, vrlo često segment od izuzetnog značaja na sveukupni rezultat samog skupa. Zato je potrebno definisati unapred sledeće stavke:
- Broj i strukturu gostiju.
- Budžet.
- Mesto održavanja skupa.
- Stil posluženja.
- Temu.
- Jelovnik.
- Dobavljača.
- Piće.
- Muziku.
- Strategiju za slučaj da nešto krene po zlu.
Mesto održavanja događaja i broj gostiju usko su vezani sa stilom posluživanja. Hrana se može servirati gostima koji sede za svojim stolovima, a može se postaviti i u vidu švedskog stola da se gosti sami služe. Konobari mogu posluživati goste hranom prethodno serviranom na tanjirima, a i tako što će kružiti među njima sa služavnicima sa posluženjem i pićem u rukama, a mogu i gosti sami da se posluže pićem koje je poređano na posebnom stolu ili im ga sipa barmen, spreman da pripremi i koktel po želji.
Zavisno od utiska koji domaćin želi da ostavi na zvanice, ovaj deo poslovnog skupa može imati i svoju temu koja se podudara sa temom samog skupa ili sa aktuelnim trenutkom. Isto tako, može se odnositi na bitne elemente iz tradicije, istorije ili umetnosti tog kraja ili na neke događaje bitne za samu firmu i njenog vlasnika.
U tom smislu, ukoliko razmišljate o poklonu sa kojim ćete ispratiti goste, idealna je prilika da ga uskladite sa samom temom. Ukoliko ste se, recimo, odlučili da to bude tradicija vašeg kraja, sastavni deo paket-poklona može, na primer, biti pirotski kačkavalj i peglana kobasica (Pirot), tegla ajvara, kvalitetno vino i suvenir sa slikom Tvrđave (Niš), suve šljive i flaša kvalitetne rakije (zapadna Srbija), razni domaći suhomesnati proizvodi (Vojvodina), šunka i štrudla s makom (Vršac), kajmak i pršuta (Užice), nekoliko vrsta punomasnih sireva (Sokobanja).
Dobar ketering – ukusan zalogaj i još lepše aranžiranje hrane
Jelovnik je centralna tema ovog dela poslovnog druženja, koji baca posebno svetlo i na organizatore skupa, firmu, kraj u kojem se skup dešava, a ukoliko su u pitanju gosti iz inostranstva, i na samu zemlju-domaćina. Stoga je neophodno, u saradnji sa dobavljačem, definisati ga do u tančina – vrstu hrane za sve i posebno posluženje za goste sa specifinom stilom ishrane, kvalitet namirnica i način i mesto pripremanja hrane – da li je reč o stalno zaposlenom osoblju koje redovno odlazi na sanitarne preglede, ili o ad hoc angažovanim priučenim kuvarima čiji su i znanje i higijena upitni.
Nije loše upoznati se i sa već definisanim paketom, ne samo stoga što je najčešće reč o povoljnijoj ceni, već i zato što je u tom slučaju jelovnik već nutricionistički izbalansiran i nema mnogo razmišljanja i glavobolje bar na tu temu. No, ako je u pitanju posebna tema, specifičan vid menija i posluživanje koje mora da bude jedinstveno i zapamćeno, onda se podrazumeva da je potrebno i daleko više vremena i truda oko njegovog planiranja i pripreme.
Kada je provera kvaliteta keteringa u pitanju, reklo bi se da je u današnje vreme nikad lakše. Malo guglanja pomoći će vam da se bez preteranog angažovanja informišete o pouzdanosti svakog pružaoca usluge keteringa, kako kada je poštovanje svih dogovora u pitanju, tako i kada je reč o samom kvalitetu hrane koju priprema. U moru ocena, mogu se naći dve ili tri koje su napisali korisnici njihovih usluga čiji je stil ucena ocenom ne bi li ostvarili popust, ali kada je broj negativnih recenzija veći od pozitivnih, to već nije ni slučajnost ni nečija loša namera. Razmislite o tome.
Više ćete glavobolje imati ukoliko piće birate sami pa nije loše i taj deo posla prepustiti onome od koga nabavljate hranu, budući da mu je posao i usklađivanje pića sa hranom koja se služi.
Važna je svaka sitnica
Naravno, specijalna prilika podrazumeva i odgovarajući objekat u kojem se ona održava pa se na izboru sale i njenoj dekoraciji ili dekoraciji vaših poslovnih prostorija ili prostora u prirodi, nikako ne sme štedeti. Kada su restorani u pitanju, osim što je neizostavno reč o objektima iz takozvane prve lige, podrazumevaju se besprekorno čisti stolnjaci i salvete, sveže cveće na stolovima, navlake na stolicama u tonu sa stolnjacima i ukupnim ambijentom. Slatki i voćni sto, naravno. Ne pretrpani, jer posle obilnog obroka niko nije u mogućnosti da se opterećuje dodatnim kalorijama, ali sa pažljivom odabranim desertima i, preporučljivo je, sezonskim voćem.
Za specijalne prilike neizostavne su i prefinjene posude u kojima se hrana servira i tanjiri, escajg i čaše. Obično to obezbeđuje restoran, ali je preporučljivo razmotriti i kakva je ponuda snabdevača hranom, pogotovo ukoliko se proslava organizuje u nekom drugačijem prostoru.
Muzički ton koji daje ton čitavom događaju
Izbor muzike za uspešan poslovni skup manje je stvar vašeg ukusa i raspoloženja, a više strukture gostiju. Ukoliko su gosti stranci, može se definisati i jedan blok izvorne narodne muzike, neki su u prilici da angažuju i kulturno-umetničko društvo ukoliko je i sama tema čitave proslave vezana za tradiciju, ali je za sve ostalo vreme bitno odabrati muziku koja će prijati uhu svim gostima. Za kakvu god se muziku opredelili, plej lista je ono „vjeruju“ u ovakvim situacijama, kako se ne bi desilo ekces bilo koje vrste, posebno kada je u pitanju gost koji je malo više popio ili ga uhvatila seta ili mu se, jednostavno, sluša baš omiljena pesma.
I u tom smislu, potrebna je strategija za slučaj da nešto krene kako ne biste želeli. Ukoliko nemate profesionalno obezbeđenje, razmislite o tome ko bi bio zadužen za rešavanje eventualnih ekscesa i održavanje reda dok se zvanice ne raziđu. Kao što je potrebno misliti nekoliko koraka unapred za svaku situaciju koja se može desiti: da se neko saplete i padne, da nekome pozli, da se neko prejede pa mu je potrebna tableta za želudac ili toalet što pre, da neko ispusti tanjir ili polomi čašu, da nekoga okrzne komadić stakla ili porcelana.
Uz pažljivo odabranu muziku i repertoar, dobro osmišljen program koji vodi računa o svim detaljima i sitnicama, i naravno, uz dobar i kvalitetan ketering, lepo aranžiran i pripremljen od najkvalitetnijih sastojaka, vaši poslovni saradnici, zaposleni, partneri, klijenti i svi ostali posetiocu vratiće se sa vaše proslave puni utisaka, spremni da ih podele sa svima, šireći na taj način priču o vama i vašoj firmi.
