Organizovanje seminara je dugotrajan i komplikovan proces. Od odabira hotela ili prostora gde se održava, preko logističkih detalja, pa do samog koncepta seminara, neophodno je posvetiti pažnju svakom segmentu, da bi sve proslo u najboljem redu.
Za celokupnu organizaciju seminara je potrebno izdvojiti dosta vremena, pa postoje agencije koje su sprecijalizovane za organizaciju baš ovakvih događaja. Ako želite da uštedite vreme i sav posao oko planiranja prepustite profesionalcima, iskusan Evento tim je tu da se pobrine o svakom segmentu.
Ukoliko ipak planirate sami da organizujete seminar u konferencijskoj sali hotela, u nastavku teksta pročitajete šta sve možete uraditi kako bi personalizovali salu i održali unikatni seminar.
#1 Uniforme koje oslikavaju vaš brend
U zavisnosti od tematike seminara, treba posvetiti pažnju uniformama osoblja koje će biti angažovano na seminaru. Uniforme za hotelsko osoblje mogu biti različitih boja, u zavisnosti kakvu poruku želite da prenesete.
Crna boja uniforme pokazuje eleganciju, sigurnost i kontrolu, dok bela boja efikasnost, besprekornost.
Ukoliko je zaštitni znak vaše kompanije određena boja ili kombinacija njih, uniforme osoblja mogu biti baš te boje, kako bi predstavile viziju vašeg brenda i najbolje komunicirale sa prisutnima na seminaru.
#2 Enterijer konferencijske sale prilagodite tematici
Prilikom organizacije seminara potrebna je određena transformacija enterijera. Da bi se pružio pravi utisak seminara neophodno je urediti prostor u skladu sa vrstom seminara.
Pri odabiru konferencijske sale, u dogovoru sa nadležnima u hotelu dogovorite do koje mere možete menjati i prilagoditi salu kao i koji broj ljudi će prisustovati seminaru. U zavisnosti od kapaciteta ljudi koji podržava odaberite salu koja će zadovoljiti vašu potrebu.
Posebnu pažnju posvetiti detaljima i dizajnu same sale. Ukoliko je tema vašeg seminara vezana za ekologiju i oćuvanje životne sredine, postarajte se da sala bude puna biljaka i cveća sa fokusom na zelenu boju.
Sve je popularniji industrijski koncept, pa ukoliko želite opušteniji seminar možete urediti salu u ovom stilu, da bi se posetioci osećali slobodnije i prijatnije.
#3 Promotivni materijal – pokloni za posetioce
Promotivni materijal služi da bi promovisao sam seminar ili jednu ili više kompanija koje stoje iza njegovog organizovanja. Kao poklon posetiocima seminara poklonite različite korisne predmete sa vašim logotipom da bi se izdvojili i bili prepoznatljivi.
Pri dolasku, svakom posetiocu dajte karticu sa njegovim imenom i agendu seminara kako bi kod sebe imao plan čitavog seminara i da bi znao sam tok događaja kao i vreme trajanja govora i pauza za jelo i piće.
U zavisnosti od vaše ciljne grupe možete se odlučiti za neke od mnogih predmeta koje im možete pokloniti. Sa obzirom da većina ljudi koristi Apple ili Samsung mobilne telefone, predlog jednog takvog poklona je i maska za telefon sa logotipom na zadnjoj strani.
Takođe pokloni sa kojim nećete pogrešiti su kalendari, rokovnici, hemijske, USB uređaji, privesci za ključeve ili upaljači. Možete biti i originalniji pa za poklon izabrati flašu vina ili pića po izboru sa logotipom i personalizovanom porukom.
Majice i kačketi su takođe promotivni materijal sa kojim nećete pogrešiti.
#4 Roll up baneri – budite prepoznatljivi
Roll up baneri su veliki plakati, koji stoje na nosaču i imaju mehanizam za uvlačenje i izvlačenje štampanog natpisa. Pri dizajniranju banera treba razmičljati o nekoliko stvari.
Celokupan dizajn banera treba da bude usaglašen sa dizajnom i identitetom sajma ili kompanije koja ga je organizovala.
Na osnovu ciljne grupe i poruke i osećanja koja želite da prenesete odredite dizajn plakata. Na osnovu psihologije boja odredite koja će boja biti dominantna na vašem plakatu.
Plakat mora biti dovoljno velik da bude lako uočljiv i privuče pažnju, ali njegove dimenzije moraju biti skladne sa delom sale u kom je postavljen.
Sa obzirom da je vrh banera prvo mesto gde ljudi pogledaju, baš na tom mestu stavite logo vaše kompanije ili seminara. Glavna poruka koju želite da istaknete bi trebalo da bude kratka i jasna i postavljena na baneru u nivou očiju.
#5 Promo pult i posteri – dodatno pojasnite seminar
Promo pult je lako sklopiv, upečatljiv i efikasan promotivni materijal, prilagodljiv svakom prostoru. Veoma je upotrebljiv na seminarima i konferencijama. Na njemu možete izložiti letke i ostali promotivni materijal kao i poklone za posetioce.
Najbolji način da jasno prenesete poruku i glavnu temu seminara.
Posteri su dodatni promotivni materijal kojim ćete na kreativan i upečatljiv način dodatno pojasniti plan, najaviti sve govornike i koncept seminara. Ukoliko vaš seminar traje više dana na posterima ćete naznačiti govornike po satnici i datumu, kao i plan svih ostalih aktivnosti. Slike govornika na posterima dodatno će privući pažnju posetioca.
Nadamo se da smo vam ovim tekstom pomogli i olakšali da pronađete originalan i unikatan način da se istaknete i organizujete uspešan seminar koji će ostati zapamćen.
