U savremenom užurbanom svetu, organizacija uspešnog događaja i proslave zahteva mnogo više od pukog planiranja i realizacije. Kako biste organizovali poslovno dešavanje ili ličnu proslavu, pa čak i online event, potrebne su vam izvesne strategije i fleksibilnost.
Profesionalni organizatori događaja stalno “žongliraju” sa višestrukim odgovornostima – definišu ciljeve događaja, razvijaju web stranice i promociju dešavanja, i naravno, obezbeđuju sve što je potrebno da se ciljevi događaja postignu. Jedan od glavnih aspekata ostvarivanja uspeha je uspostavljanje sveobuhvatne strategije događaja kako bi se osigurao povraćaj ulaganja, a potencijalni rizici sveli na minimum. Sa dobro osmišljenim strateškim pristupom možete kreirati nezaboravne proslave i događaje i postići željene rezultate.
Šta je strategija događaja i kako da je kreirate?
Strategija događaja je sveobuhvatni plan kojim se definišu ciljevi, ali i metode za postizanje uspeha na događaju/proslavi. Za početak, podrazumeva se pažljivo razmatranje raznih elemenata poput pomenutih ciljeva, ali i ciljne publike, brendiranja budžetiranja događaja i, naravno, promocije i evaluacije. Prema ovome, efikasna strategija događaja se može opisati i kao mapa puta i kvalitetan i pouzdan planer za organizatore koji povećava šanse za uspeh.
Strateško planiranje bilo koje vrste proslava podrazumeva nekoliko faza. Najpre je potrebno isplanirati događaj, zatim ga pokrenuti, promovisati i biti pravi menadžer dok traje. Na kraju, po završetku, potrebno je oceniti stepen uspešnosti proslave, seminara ili bilo koje vrste dešavanja.
Faza planiranja – počnite rano sa organizacijom
Faza planiranja događaja je nesumnjivo najvažnija faza, jer postavlja osnovu za ceo događaj. Postavljaju se ciljevi, definiše svrha dešavanja, bira tip i format događaja. Neki od uobičajenih ciljeva koje možete razmotriti da uključite u svoju strategiju događaja jesu povećanje svesti o brendu, sticanje potencijalnih klijenata i poslovnih saradnika, poboljšanje odnosa sa postojećim klijentima, edukacija zaposlenih i slično.
Iako postoje brojni razlozi za organizovanje događaja, odabir i određivanje prioriteta nekoliko merljivih ciljeva je od suštinskog značaja. Ovaj pristup omogućava da lakše osmislite marketinšku kampanju i kasnije preciznije izmerite stepen uspešnosti događaja.
Počnite da planirate što je pre moguće. Ako je vaš događaj veliki događaj, realno bi trebalo da počnete da ga planirate četiri do šest meseci unapred. Za planiranje manjih događaja potrebno je najmanje mesec dana. Da bi završni deo događaja protekao nesmetano, pokušajte da osigurate da su svi ugovori sa dobavljačima završeni nekoliko nedelja pre događaja.
Fleksibilnost je važna
Tokom planiranja događaja, budite spremni na konstantne promene. Bilo da se radi o vremenu događaja, lokacijama ili čak o vrsti događaja koji organizujete, morate da budete fleksibilni i da možete da ispunite promenljive zahteve. Bitno je da ste otvoreni za svaku opciju, jer samo tako možete napraviti pravi izbor kluba za svoju proslavu i sva potrebna podešavanja kako bi događaj bio uspešan.
Deo fleksibilnosti jeste svakako i pregovaranje, jer uprkos tome što dobavljači i mnogi prodavci mogu reći, o svemu se može pregovarati. Imajte na umu da svaka proslava i događaj dolaze sa nepredviđenim troškovima. Stoga je važno da pokušate da ispregovarate sve usluge po što nižoj ceni, tamo gde je to moguće. Odredite svoj budžet pre sastanka sa prodavcem i ponudite da platite 5-10% niže od ove cifre. Tako ne ostavljate prostora za eventualne finansijske poteškoće kasnije.
Dodela odgovornosti svim članovima tima
Jedan od pametnih trikova kog se drže svi profesionalni organizatori događaja jeste dobro promišljeno delegiranje i dodela odgovornosti. Razdvojite različite elemente događaja u sekcije, primera radi, registracija, ketering, transport, pa svaki od ovih odeljaka dodelite određenom članu tima. Kada je isključivo jedna osoba odgovorna za neki zadatak biće mnogo više upućena u male promene u detaljima. Samim tim, neće vam promaći sve ono što je važno i možete da izbegnete neprijatna iznenađenja.
Ipak, važno je da ceo tim sarađuje, pa pored podele obaveza i odgovornosti budite sigurni da su svi i dalje upućeni u čitavu organizaciju. Napravite jedan glavni dokument ili priručnik u kom ćete detaljno opisati sve što je u vezi sa događajem, uključujući ugovore sa dobavljačima, informacije o učesnicima i mesto i vreme eventa. Tako svaki član tima može da prati plan i realizaciju i da ukaže na eventualne nepravilnosti i potencijalne izazove. Ovo je bitno bez obzira na obim i tip događaja, ali su razmere i više nego očigledne kada se organizuju veliki međunarodni skupovi, na primer.
Kreiranje rezervnog plana
Retko se dešava da se događaj realizuje bez bar jednog problema. Nekad će to biti kašnjenje neke važne osobe i učesnika, možda izostane neka očekivana porudžbina. Zbog toga je veoma bitno da osmislite i rezervni plan za sve ključne stavke. Ako se u budućnosti pojave brojni problemi, pokušajte da ih rešite i odlučite da li se može pronaći alternativa za kritične detalje ili ih treba u potpunosti isključiti iz događaja.
Fotografije – pokažite svoj uspeh
Poslužimo se čuvenom frazom da “slika govori 1000 reči” i u kontekstu organizacije događaja. Objavljivanje pozitivnih i lepih fotografija na mreži je odličan način da pokažete uspeh vašeg događaja. Ako vaš budžet to dozvoljava, angažujte profesionalnog fotografa, jer su ovi umetnici upoznati sa vrstama fotografija koje su potrebne. Zatražite nekoliko snimaka da pokrijete sve ključne stvari, kao što su snimak pune sobe, fotografije brendiranja događaja i, naravno, mnogo fotografija učesnika koji uživaju.
Strategirajte svoj budžet događaja
Uporedo sa planiranjem važnih detalja kao što su vreme i lokacija događaja, potrebno je kreirati dobar plan budžeta koji obuhvata sve aspekte proslave, tj. dešavanja koje organizujete. Važno je da znate koja sredstva su vam na raspolaganju, ali i da razumete šta vam je sve potrebno, koliko košta i koje su vam najpovoljnije opcije.
Imajte na umu da će budžet varirati u zavisnosti od izabranog formata događaja. Neke bitne stavke koje treba uzeti u obzir uključuju softver za tehnologiju događaja i video produkciju, zatim uslužno osoblje, kao i obezbeđenje. Morate misliti na ketering ili drugi tip usluge ishrane, kao i na troškove prevoza i eventualnog smeštaja učesnika, te na njihove honorare (ukoliko organizujete konferenciju, na primer). U plan budžeta treba uključiti i troškove za izradu štampanih i drugih promotivnih materijala.
Jedna od najvažnijih stavki jeste svakako iznajmljivanje mesta događaja. Postoje vrhunski prostori za proslave svih vrsta čiji zakup se može uklopiti u vaš finansijski plan. Neke od sjajnih predloga možete pogledati i na sledećoj adresi: https://klubovizaizdavanje.com/
U okviru plana finansija, u zavisnosti od formata događaja, može biti potrebno i da odredite cene karata, kao i sredstva za poklone zahvalnosti gostima. Postavljanje pravih cena karata je ključno osim ako ne organizujete besplatan virtuelni događaj ili vebinar. Ako imate konkretan cilj prihoda, razmotrite različite nivoe cena karata koji će vam pomoći da optimizujete prodaju ulaznica i postignete željeni prihod, a da ujedno vaš događaj ostane dostupan širokom spektru posetilaca.
Naravno, kada planirate proslave, onda nećete naplaćivati ulaz, ali u tom slučaju možete razmotriti da deo budžeta namenite za pripremu prigodnih poklona za svoje goste.
Promovišite događaj
Promocija igra ključnu ulogu u privlačenju posetilaca na vaš događaj. Pravom marketinškom kampanjom povećavaju se šanse za uspešnost događaja, njegovu posećenost i samim tim povraćaj ulaganja.
Podignite svoju promociju događaja na viši nivo koristeći društvene mreže da biste prikazali najvažnije događaje, profile govornika i interaktivni sadržaj. Razmislite o uključivanju plaćenog oglašavanja na kako biste proširili domet. U slučaju organizacije poslovnog događaja i konferencije sa većim brojem eminentnih govornika i influensera, poželjno je da iskoristite i njihov uticaj i moć. Podstaknite ih da se angažuju i postanu ambasadori dešavanja koje organizujete, tako što će podeliti informacije na svojim nalozima.
Razvijanje snažne strategije događaja je ključno za stvaranje uspešnih i nezaboravnih iskustava i proslava. Pažljivo planirajte, osmislite efikasnu promociju i marketinšku kampanju i tako povećajte ne samo angažovanost publike i učesnika, već i verovatnoću da svaki događaj koji organizujete ubuduće bude ocenjen kao izuzetno uspešan.
