Ljudi u publici prate događaj

Organizacija velikih diplomatskih događaja – napraviti uspešan međunarodni skup

Veliki diplomatski skupovi i međunarodne konferencije iz političke oblasti zahtevaju ozbiljnu organizaciju i poštovanje niza protokola i unapred propisanih procedura. U najvišim političkim krugovima, prilikom planiranja okruglih stolova i različitih samita važno je da se stvore svi potrebni uslovi za uspešan susret zvaničnika dve ili više suverenih država koji o određenom pitanju raspravljaju i traže različita rešenja.

Dok su stalni skupovi dobro poznati unapred, i samim tim pripremljeni na vreme (uglavnom je reč o multilateralnoj diplomatiji), ad hoc konferencije nisu zakazane za stalno i trebalo bi da počnu sa razmenom diplomatskih beleški. U pitanju je dokument koji sadrži osnovna znanja o više faktora koje moramo znati pre organizovanja međunarodnih konferencija. Ko su članovi delegacije koji učestvuju (njihova imena, funkcije i činovi), zatim imena osoblja obezbeđenja i slično.

Kao organizator, takođe ste zaduženi da odredite i poštujete određena pravila procedure kojom će se konferencija održati. Pročitajte kako treba da izgleda poslovnik za uspešan međunarodni skup.

Odredite ko će predsedavati na konferenciji

Na početku sednice konferencije predsedava šef države domaćina. Ova osoba se bira za predsedavajućeg na konferenciji i predlaže je najstariji među šefovima delegacija. Ukoliko je organizator neka međunarodna organizacija, predsedavajući se određuje internim pravilima te organizacije. 

Pored vođenja konferencijske sesije, presedavajući ima zadatak da osigura da se poštuju sva relevantna pravila, kao i da vodi i modeluje diskusiju. On daje i uzima reč od govornika i donosi odluke o pritužbama i poteškoćama koje se tokom skupa mogu javiti. Ujedno, utvrđuje kvorum i stavlja sve predloge na glasanje.

Jezik i tema konferencije

Poslovnikom se mora utvrditi koji jezik treba koristiti na konferenciji. U zavisnosti od sastava učesnika, mesta održavanja konferencije i tehničkih uslova domaćina treba izabrati najprikladniji jezik. (Razlikuju se službeni i radni jezik). Ako na konferenciji imamo više službenih jezika, potrebno je da obezbedimo prevod (simultano i/ili konsekutivno prevođenje), što možda dodatno otežava samu organizaciju, ali je presudno za njen uspeh.

Sa stručnim timom prevodilaca osigurava se da sve delegacije budu ravnopravne na skupu, da svima budu dostupni radni materijali i nesmetano učešće. Potrebni su vam profesionalci koji imaju iskustva u prevođenju na diplomatskim skupovima, pogotovo kada je u pitanju politički kontekst i teme od značaja za međunarodnu politiku i najviše državničke poslove. Zvanični jezici UN su arapski, engleski, francuski, kineski, ruski i španski, a radni jezici su engleski i francuski.  

Pošto se osigura prevod, poslovnikom se sve delegacije detaljno obaveštavaju o temi i svim vodećim pitanjima diskusije. Predmet i razlozi za konferenciju, odnosno samit treba da budu opisani što je moguće jasnije i da prate slične obrasce interesovanja učesnika. 

Obrazloženje o načinu odlučivanja na samoj konferenciji

Prilikom organizacije svakog međunarodnog skupa važno je unapred odrediti na koji će se način donositi odluke o ključnim pitanjima. Uglavnom se dešava na četiri načina:

  • Konsenzus, odnosno jednoglasno usvajanje odredbi pri čemu svi učesnici moraju da prihvate odredbe i niko nije protiv.
  • javno glasanje, gde se odluka donosi na osnovu većine glasova ili pak dvotrećinske većine, za glavne odluke.
  • Konvencija ili protokol. Odluka se donosi međunarodnim pravnim dokumentom.
  • Rezolucija, deklaracija. Odnosno, odluka doneta političkim dokumentom.

Odnosi sa javnošću i medijska propraćenost događaja

Kontakt sa medijima i protok informacija je u interesu kako domaćina konferencije, tako i svih učesnika. Zbog toga je ključno da se u okviru sekretarijata izabere osoba ili tim ljudi koji će biti odgovorni za bavljenje odnosima sa medijima, formulisanjem i objavljivanjem saopštenja za javnost.

Takođe, svaka delegacija određuje jednog od članova koji će medijima iznositi stavove i pregovaračke stavove konkretne delegacije. Važno je da javnost bude pravovremeno obaveštena o svim zaključcima konferencije, pa stoga treba izreklamirati događaj.

Organizacija enterijera – postavka stolova

Pre nego što se konferencija održi, dužnost službenika protokola i organizatora jeste da postavi scenu, sedišta i stolove za skup. Uobičajene postavke stolova samita na visokom nivou su okrugli sto (za manji broj učesnika, gde su svi na istom nivou), “potkovica” (koristi se kada postoji više organizatora konferencije), postavka u obliku arene (u slučajevima kada imamo mnogo zemalja koje su sve podjednako uključene; Najpoznatiji primer ovakvog zasedanja je Generalna skupština Ujedinjenih nacija). 

Države učesnice su izjednačene za pregovaračkim stolom, tako da je ovde redosled prioriteta određen abecednim redom imena država. U okviru delegacije važe lični rangovi, pa tako šef delegacije zauzima prvo mesto, ispred svih.

Nepisana pravila za dolazak i odlazak svake delegacije

Organizatori međunarodnih konferencija znaju da je od suštinskog značaja za dolazak svake delegacije da se pravilno najavi mesto dolaska, prevozno sredstvo, dan i tačno vreme. U slučaju posete nekog visokog funkcionera ipak važe određene mere, jer zemlja domaćin mora osigurati da mu se odaju sve počasti koje mu pripadaju (brz prelazak granice, obezbeđena pratnja i svečani doček).

Šef delegacije najpre odlazi u diplomatsko predstavništvo svoje zemlje u državi koju posećuje. Potom sledi sastanak sa odgovarajućim predstavnicima zemlje domaćina konferencije, ali i sa šefovima drugih delegacija.

Pored toga, konferencije su praćene prijemima, ručkovima ili večerama. Moguće je organizovati posetu raznim institucijama ili izlete. Ovo zahteva od organizatora da naprave precizan program konferencija, detaljan kalendar i raspored događaja kojima će sve delegacije prisustvovati. Na dešavanjima neformalne prirode domaćini mogu iskoristiti priliku da daruju goste delegate. Reklamni vinski setovi su vredan poklon koji šalje prijatnu poruku dobrodošlice i stvara mogućnost za otvorenu komunikaciju i uopšte prijatnu atmosferu.  

Kada delegacija odlazi, treba primeniti iste principe kao i kod dolazaka i ponuditi istu količinu pažnje i poštovanja. Cilj je da se funkcionerima i obezbedi siguran odlazak iz zemlje domaćina, što je svakako moguće uz posvećenost, oprez i usmerenost na detalje.

Od izuzetnog je značaja da istražite kulturne osobine svake zemlje pre nego što ih pozovete na međunarodni skup. Kako se kulture razlikuju, poslednje što biste želeli je da vaši učesnici budu uvređeni kulturološkom ili etičkom greškom napravljenom zbog propusta u protokolu.

Na kraju, uspeh skupa osiguraćete upravo pažljivim informisanjem o kulturi, ali i kreiranjem poslovnika sa spiskom učesnika svih delegacija, određivanjem službenog jezika konferencije i obezbeđivanjem odgovarajućeg broja prevodilaca. Uz pametno organzivanje stolova, rasporeda sedenja i praćenja zvaničnih protokola, kao i pripremom neformalnih dešavanja (pored formalnih), konferencija je sasvim izvesno proteći u najboljem mogućem redu. 

decor