Organizacija i planiranje događaja je kompleksan poduhvat i trebalo bi mu prići ozbiljno i odgovorno. Podjednako je složeno i ako se radi o zabavi, slavlju, team-building-u ili strogo poslovnom sastanku. U ovom tekstu pročitajte koje su to stavke koje treba ispoštovati ali i savete za organizaciju svog događaja na otvorenom.
#1 Planiranje događaja koji se održava na otvorenom
Pretpostavljamo da organizujete događaj koji će se desiti za mesec dana i više. To je sasvim dovoljno vremena za sastavljanje sveobuhvatnog plana događaja koji želite da organizujete. Možete uzeti jednu svesku ili planer i tu početi da pišete sve aktivnosti u vezi sa organizacijom događaja.
Preporučujemo vam da prvo nadjete adekvatno mesto održavanja. Bliže se letnji meseci pa ćete lako naći prostor za iznajmljivanje na otvorenom. Pronadjite nekoliko na internetu i informišite se o uslovima, cenama i ukupnim troškovima koje biste imali.
Dalje, potrebno je da istražite kakva su pravila u vezi organizacije događaja, kao što je na primer nivo buke. Isto tako, potrebno je da imate dozvolu za organizvanje događaja čiji postupak dobijanja morate da ispoštujete.
Prilikom planiranja događaja, treba da mislite i o “lepšim” stvarima – postavka, dekoracija, lepo osvetljenje, ozvučenje i kvalitetan baštenski nameštaj koji će doprineti da se vaši gosti osećaju udobnije.
#2 Mesto održavanja događaja
Prilikom izbora mesta održavanja događaja na otvorenom treba da obratite pažnju na nekoliko bitnih stvari. Pristupačnost je faktor koji igra veliku ulogu kada je u pitanju procenat odazivanja odnosno dolaska zvanica na vaš event. Naravno, lepo je organizovati događaj u prirodi na mestu predvidjenom za to, ali budite sigurni da do tamo postoji linija gradskog prevoza kao i da može da se dodje automobilom.
Dalje, iako ste proverili vremensku prognozu i svakodnevno pratite da li se nešto promenilo za predstojeći datum, može se reći da ćete tek tog dana biti sigurni kakvo će vreme biti napolju. Sigurno vas je nekada iz vedra neba iznenadila oluja koja je trajala i do sat vremena. Upravo zbog toga, savetujemo vam da prilikom rezervacije odnosno iznajmljivanja prostora za proslavu ipak izaberete onaj sa mogućnošću natkrivanja celokupnog otvorenog prostora ili onaj sa pravim zatvorenim prostorom u koji ljudi mogu ući ukoliko se nevreme desi.
#3 Dozvole i poštovanje pravila
Veoma važne stavke prilikom samostalnog organizovanja događaja jesu dozvole za to kao i poštovanje pravila i zakonskih odredbi u vezi sa tim.
Procedura za dobijanje dozvole za organizovanje događaja je dokument koji će vam donekle pomoći u tome. Na primer, ukoliko na zabavi planirate da koristite pirotehnička sredstva, to morate prijaviti Ministarstvu unutrašnjih poslova uz prateću dokumentaciju.
Obratite pažnju na pravila koja se tiču nivoa buke. Koliko sme biti glasno ozvučenje i do kada sme da se “pušta muzika”.
U skladu sa važećom epidemiološkom situacijom donete su razne uredbe i pravilnici u kojima je propisan način organizacije većih okupljanja, izmedju ostalog i ograničenje broja ljudi na okupljanju.
#4 Logistika, postavka (dekoracija) i ugostitelji
Dolaze i neke lepše teme za razmišljanje kao što je meni, postavka celog prostora, dekoracija ali i logistika i pronalazak dobrog ugostitelja.
Meni, odnosno hrana koja će biti poslužena na vašem događaju zavisi naravno od tematike istog. Ukoliko je u pitanju rodjendan, slavlje ili neka neobavezna zabava, najpraktičnije vam je da poručite dobar ketering i formirate švedski sto. Ako je pak ozbiljniji poslovni sastanak u pitanju, najbolje bi bilo da unajmite dobrog ugostitelja koji će posluživati goste i biti na usluzi za sve što zatreba.
Potrudite se da ambijent bude dekorisan u skladu sa tipom događaja. Polako odaberite boje koje će preovladavati, osvetljenje za baštu, ukrasne vaze sa cvećem i još mnogo toga.
#5 Pozivnice
Ovo je još jedna od kreativnih stavki na spisku aktivnosti za realizovanje vaše proslave. Na internetu možete pronaći i dizajn i tekstualne delove za pozivnice tako da možete izabrati koju kombinaciju želite i naručiti štampanje.
U pozivnicama goste možete podsetiti da ponesu i topliju garderobu kako bi bili sigurni da će uživati u zabavi čak i ako dodje do oscilacija u temperaturi.
#6 Aktivnosti za vreme događaja
Ovde postoji bezbroj mogućnosti. Možete planirati žurku uz muziku koju pušta di džej ili osmisliti razne igre ako je u pitanju dečiji rodjendan. Karaoke, asocijacije i druge igre su zanimljive za recimo studentsku žurku.
Znate šta vaši prijatelji najviše vole pa u skladu sa tim organizujte aktivnosti na vašoj proslavi. Možda tu bude neki govor uz zdravicu ili predstavljanje nečega zbog čega se i organizuje zabava. Ovo je i najbitiniji korak prilikom organizovanja događaja jer je najvažnije da vašim zvanicama ne bude dosadno.
#7 Alternativno rešenje – plan B
Plan B bi trebalo da imate za sve – od prostora odnosno mesta održavanja do ugostitelja. Stvari nekada mogu da se promene za čas – mesto gde želite da organizujete događaj može da prestane sa radom, ugostitelj može da otkaže, a muzičari da se razbole.
Naravno da ne treba razmišljati na takav način da će nešto krenuti po zlu, ali ipak bi valjalo imati u rezervi alternativu odnosno Plan B.
Ukoliko vam sve ovo deluje previše naporno, uvek možete da se odlučite za unajmljivanje profesionalnog organizatora događaja koji će sve ovo uraditi za vas.
