Svaki organizator događaja zna šta je potrebno da bi se organizovala konferencija, proslava ili bilo koji drugi događaj, a da pritom sve prođe u najboljem redu. Osnovni procesi i prakse podrazumevaju rezervaciju mesta, kontaktiranje učesnika ili zvanica, organizaciju svega što je potrebno kako bi dešavanje prošlo u najboljem redu.
Ipak, postoje procesi koje ne uvrštava svaki organizator u svoju agendu, a trebalo bi da to čini, kako bi dobio najbolje rezultate svog rada, ali i kako bi događaj prošao još bolje. U nastavku teksta saznajte koje su to stavke koje bi svaki event menadžer trebalo da uključi u svoj rad.
Kreativno osmišljavanje događaja
Dobar organizator događaja neće samo poslušati klijenta i organizovati događaj po ček-listi koju mu on da, već će učestvovati u samom osmišljavanju dajući kreativne predloge. Kvalitetan event menadžer se prema svakom događaju ophodi kao da je njegov, što znači da daje sve od sebe da bude organizovan na najbolji mogući način.
Organizator događaja uvek treba da ponudi najbolje rešenje za sam format događaja, prema željama klijenta, publici ili učesnicima koji će događaju prisustvovati, kao i prema budžetu koji ima na raspolaganju.
Menadžeri događaja sva svoja iskustva trebalo bi da iskoriste prilikom osmišljavanja svakog dešavanja. Ovo će se onda uvek završiti odlično osmišljenim događajem, a zadovoljstvo klijenta je najbolji način da se preporučite i ostalima.
Temeljna registracija učesnika – posebno dobra za poslovne i promotivne događaje
Proces registracije učesnika ili gostiju događaja koji se organizuje, obavezan je kada je reč o poslovnim i promotivnim dešavanjima. Registracija nije preporučljiv proces samo zbog zabeležavanja učesnika koji će prisustvovati događaju, već je odlična i za mnoge druge stvari.
U opciona polja na registracionom formularu organizator može uključiti mnoga pitanja: smeštaj učesnika, putničke podatke, da li je potrebna refundacija troškova za prevoz… Ovo je posebno važno učiniti ako učesnici dolaze iz inostranstva ili drugog grada.
Sve ove informacije na registracionom formularu olakšavaju naredne dane koje event menadžeri provode organizujući događaj. Sem toga, obavezno zabeležite i mail adrese i kontakt telefon učesnika – moći ćete ponovo da ih kontaktirate brzo i lako kada klijent opet bude želeo da organizuje slično dešavanje.
Budžet-menadžment događaja
Inicijalni brif i planiranje događaja treba da podrazumeva i budžet-menadžment, koji obavlja organizator. Detalji plana o trošenju budžeta treba da budu jasni i razumljivi klijentu.
Inicijalni brif o budžetu će se menjati tokom procesa, ali bi promene trebalo da budu minimalne, a dokument sa planom troškova konstantno ažuriran, kako bi organizator i klijent u svakom trenutku mogli da kontrolišu stanje potrošenih resursa.
Pobrinite se za organizaciju svakog detalja
Neophodno je da event menadžeri uz sebe imaju tim na koji će uvek moći da se oslone tokom zajedničkog rada i sa kojim odlično fukncionišu. Timski rad u ovakvoj vrsti posla izuzetno je važan, pre svega zato što se o svakom detalju prilikom organizovanja mora voditi računa, a teško da jedna osoba sve može da postigne.
Lider tima treba da napravi jasan plan rada za organizaciju događaja, podeli uloge i zadatke ostatku tima, kojima će obuhvatiti čitavu organizaciju. Nakon toga, praćenje ispunjenih zadataka je obavezno, a na kraju i sama provera svakog detalja događaja.
Korišćenje svih prednosti tehnologije
Moderno doba sa sobom je donelo puno olakšica organizatorima događaja. Softveri i aplikacije, koji mogu olakšati posao event menadžerima, zaista su brojni, a svaki dobar organizator treba da ih koristi.
Tehnologija koju mogu da koriste odnosi se na sve – od kreiranja website-a, koji obuhvata sve detalje događaja, preko postavljanja online mape, liste učesnika, kao i online registracije.
Takođe, tu su i aplikacije i softveri koje su napravljenje da pomognu organizatorima događaja pri samoj organizaciji. Od jednostavnog Google kalendara, pa do aplikacija za timsku komunikaciju – sve prednosti tehnologije u ovom poslu treba iskoristiti.
Razvijanje veština za kreativno rešavanje problema
Bilo da je reč o “hendlovanju” krizne situacije, ili nedostatku vremena, dobar event menadžer mora da nauči kako da se ponaša i šta da radi u kriznim situacijama. Kontrolisanje haosa zapravo je jedna od ključnih veština koje su potrebne organizatorima događaja. Zato rešavanje problema na kreativan način, kao jednu od izuzetno važnih osobina, svaki organizator treba da razvije i primenjuje.
Ne zaboravite na komunikaciju “dan kasnije”
Svaki organizator događaja bi trebalo da radi na dešavanju pre, tokom, ali i posle samog događaja. Mnogi zaborave da je prvi utisak jednako bitan kao i poslednji. Ovo je posebno važna stavka kada je reč o organizaciji poslovnih događaja i konferencija.
Zahvalnica na učešću ili prisustvu trebalo bi da bude obavezna i poslednja stavka svakog događaja. Sem zahvalnice, ako to specifičnost događaja zahteva, možete poslati i najavu za sledeći ili osvrt na samo dešavanje.
Navedeni kvaliteti su samo neki od onih koji se ne podrazumevaju, ali bi trebalo da budu korišćeni od strane svih organizatora događaja. Evento tim je ove segmente organizacije odavno uvrstio u svoje redovne aktivnosti prilikom organizacije događaja. Na vama je samo da nam prepustite menadžment dešavanja koji planirate. Ne samo da ćemo ovo obaviti profesionalno i najbolje što možemo, već ćemo uživati u svakom trenutku organizacije!
