Organizovanje bilo kakvog događaja zahteva određena novčana sredstva, pa čak i kada je to u pitanju rođendan za nekoliko osoba.
Pogotovo kada su u pitanju događaji koji uključuju veliki broj zaposlenih, veliku opremu, hranu, piće i još mnogo drugih neophodnih elemenata koji su potrebni za organizovanje festivala bilo kog tipa.
Organizatori ovakvih događaja vrlo često nemaju unapred neophodna sredstva pa se prethodno moraju raspitati kako do povoljnih keš kredita koji će im pomoći da izvrše avansna plaćanja. To je nekad jedini način da se realizuju festivali.
U nastavku teksta možete pročitati šta je sve potrebno za organizaciju festivala i okvirne troškove.
Organizacija festivala
Organizacija bilo kog festivala zahteva velika finansijska sredstva, mnogo truda, vremena, ulaganja, ali i veliki broj ljudi koji su potrebni kako bi sve teklo bez problema.
Prilikom organizacije ovakvih događaja, zadaci su podeljeni u različite sektore i vrlo često jedni zavise od drugih, pa je zbog toga potrebno da svako radi svoj posao kako ne bi došlo do smetnji i kočenja izvršenja zadataka drugih osoba.
Ovakve organizacije traju dugi vremenski period i vrlo često sam proces planiranja traje po nekoliko meseci, pre nego što se počne bilo kakva realizacija planova.
To je samo jedan aspekt zašto ovi događaji toliko koštaju, a tačnije brojke i speci
Planiranje muzičkog festivala
Kako bi se bilo koji događaj realizovao, mora da ima prethodno napravljen adekvatan plan. Plan naravno zavisi od tipa festivala, dana trajanja i mnogih drugih faktora.
Pre početka angažovanja muzičkog i drugih sadržaja, bitno je da se pronađe prostor na kom će se festival održati. Prostor treba da odgovara tipu festivala, predviđenom broju ljudi, ali i da kapacitet prostora može da primi očekivani broj ljudi.
Festivali se uglavnom održavaju na nekom prostoru van centra grada ili uopšteno van grada, na nekoj periferiji ili slično. Takođe, pojedini festivali se održavaju na tvrđavama i sličnim mestima, nevezano za njihov položaj u gradu. Za takve festivale potrebne su posebne dozvole.
Neophodne dozvole
Za bilo kakav događaj koji okuplja veliki broj ljudi i proizvodi veću buku, potrebno je imati određeno dozvole od strane lokalne samouprave. Morate imati dozvolu za održavanje festivala na tom mestu.
Dozvole koje su vam potrebne zavise od vrste festivala, obima ljudi se očekuje i nekim drugim faktora. Ove dozvole nisu nimalo jeftine i potrebno je da ih sve obezbedite kako ne biste imali problema i plaćali kazne.
Bina, svetlo, muzika
Iznajmljivanje bine i celokupne opreme za muzički nastup je itekako veliki rashod. Na primer cena iznajmljivanja bine dimenzija 8×6 ili 6×4 metara košta oko 2.000 evra za jedno veče. Ukoliko takvu binu iznajmite na dva dana, koštaće vas manje, moguće je čak i da cena tada bude 2.500 evra.
U tu cenu bine ulazi minimalno ozvučenje i rasveta koji uglavnom nisu dovoljni, te je potrebno i iznajmiti dodatnu opremu koja može da košta i preko 1.000 evra. Naravno, potrebna oprema, ozvučenje i rasveta zavise od veličine bine i predviđenog kapaciteta festivala.
Ukoliko očekujemo nekoliko desetina ljudi na nekom velikom prostoru, potrebno je odlično ozvučenje koje će omogućiti svim posetiocima da uživaju u muzici, dok je za manji festival od nekoliko hiljada ljudi potrebno slabije ozvučenje kao na primer ozvučenje koje dobijemo uz binu.
Muzički program
Troškovi izvođača zavise od vrste festivala i izabranih muzičkih izvođača. Ukoliko organizujete festival na kom će nastupati neko sa popularne muzičke scene, moraćete izdvojiti veliku sumu novca, jer za takve manifestacije afirmisani pevači traže i preko 10.000 evra.
Ukoliko imate dva lokalna benda, to bi moglo da vas izađe i do 5.000 evra sa pregrupom. Ovi troškovi mogu mnogo da varijaju i nezahvalno je da vam dajemo bilo kakvu računicu, upravo zbog velike razlike u cenu između izvođača.
Lokalni bendovi mogu da vam traže od 1.000 do 3.000 evra, sve zavisi od broja članova bendova i njihove popularnosti.
Ove oscilacije u cenama su ipak velike i dok se ne odabere muzički program, teško je napraviti plan ovog troška.
Radnici
Kako bi sve teklo svojim tokom i bez problema, za ogranizaciju ovakvih događaja potrebno je angažovati veliki broj ljudi. Od logistike, do obezbeđenja. U celu realizacuju je uključen veliki broj ljudi različitih funkcija i uloga, pa je potrebno pronaći ekipu koja je pouzdana i ima iskustva.
Potrebni su vam radnici koji će biti odgovorni za organizaciju, pripremu, logistiku, publicitet, organizovanje štandova i pića, prikupljanje sredstava i utvrđivanje budžeta i nabavka. Potrebni su vam svi sektori: marketing, finansije, nabavka, prodaja i ostali. Dok će pojedini sektori svoje funkcije obavljati mesecima unapred, neki od njih će biti angažovati samo dok traje festival.
Na primer organizovanje festivala, nabavka razne opreme i drugih stvari, prodaja štandova i organizacija drugih aktivnosti na festivalu, to su aktivnosti koje traju mesecima, ponekad i godinu dana pre samog početka festivala.
Radnici koji rade na ulazu, obezbeđenje i higijensko osoblje -njihovo zaposlenje je kratko, traje onoliko koliko traje i sama manifestacija, eventualno nekoliko dana više.
Pravljenje prognoze za trošak radne snage je nezahvalan, jer mnogo ljudi na ovakvoj organizaciji radi mesecima i zaposleni su na duži vremenski period, dok su određene osobe zaposlene i plaćene po danu, pa su i cene rada različite.
Kako bismo vam bar neke troškove radne snage okvirno predočili, uzećemo sledeći situaciju kao primer za izradu okvirnog plana troška:
- Na ulazu na vaš festival rade četiri omladinca zaposlena preko studentske zadruge. Njihova cena rada je 350 rsd i rade na festivalu jedan dan, po 10h.
- Pored njih, tu se nalaze i 4 osobe koje rade kao obezbeđenje. Pored 4 člana obezbeđenja na ulazu, reći ćemo da vam je potrebno još 10 članova obezbeđenja po različitim mestima. Ovo je sve hipotetički, za neki manji festival. Po jednom radniku obezbeđenja potrebno je izdvojiti minimum 4.000 za veče.
- Za spremanje festivala dan nakon njega potrebno je da unajmite minimum 5 osoba koje će skupiti smeće, odložiti ga, srediti sve što je potrebno da se sredi. S obzirom da je festival napolju, uglavnom se sređivanje svodi da skupljanje i odlaganje smeća. Reći ćemo da je njihova dnevnica 4.000 dinara.
Ovo je samo deo radne snage, koji bi vas okvirno koštao sledeće iznose:
- Radnici na ulazu: 14.000 dinara
- Obezbeđenje: 56.000 dinara
- Higijenski tim: 20.000 dinara
Ovo su prosečni troškovi sa nekim minimalnim brojem ljudi, a oni iznose skoro 1.000 evra. Onda vam je jasno koliki su zapravo troškove radne snage koji uključuju isplate ljudima koji mesecima rade na organizaciji festivala.
Marketing
Marketing je najveća i najskuplja stavka. Kako bi uspeli da ostvarite profit sa festivalom, potrebno je da dođe što veći broj ljudi. A kako bi ti ljudi čuli za održavanje festivala, potrebno je da ga reklamirate.
Reklame se uglavnom vrše putem interneta, tv-a i bilborda. U poslednje vreme je i popularan i influenser marketing.
Ova stavka vrlo često čini pola ukupnog budžeta, ali je takođe veoma ključna i bitna za festival. Kako bi ljudi došli na njega, uživali u njemu i ostavili svoj novac na razne načine, potrebno je da upravo prvo saznaju za njega, što i jeste funkcija marketinga.
Budite spremni da izdvojite nekoliko hiljada evra na ovu stavku, jer u suprotnom, teško da će ljudi biti informisani i zainteresovani za prisustvo festivalu.
Naravno, troškovi i novac koji je potrebno izdvojiti za organizaciju festivala zavisi od velikog broja faktora, a neke od njih smo već naveli. Oni zavise i još od nečega, a to je od izvora sredstava.
Ukoliko pronađete sponzore ili država učestvuje i pomaže u organizavanju festivala, neophodan novac koji morate izdvojiti će predstavljati manju sumu. Upravo zbog toga je bitno dobro isplanirati sve, pronaći sponzore, donatore i izvore sredstava kako bi ova manifestacija bila što manji trošak.
