Organizacija proslava predstavlja zahtevan poduhvat koji podrazumeva istančano planiranje, vremensku usklađenost obavljanja zadataka i međusobnu kooperaciju između svih učesnika na organizaciji jednog događaja. Unutar celokupnog procesa planiranja, potrebno je da sve bude na svom mestu i da svako zna svoju ulogu, jer je svaki šraf u logistici od izuzetnog značaja.
Svaka moguća promena u organizaciji događaja mora jasno da bude naznačena i brzo integrisana u dalji postupak organizacije. Bilo da je u pitanju organizacija seminara, korporativne proslave ili organizacija keteringa, uvek je važno da se događaji predvide i da se u svakoj situaciji pronađe optimalno rešenje. U nastavku teksta pročitajte kako organizovati odgovarajuću logističku podršku na proslavama.
Rezervišite prostor za proslavu na vreme
Logistički deo organizacije proslave počinje prilikom odabira odgovarajućeg prostora za proslavu. Poželjno je da prostor odgovara brendu kompanije, odnosno da se uklapa u poslovnu politiku firme ili organizacije koja taj događaj organizuje.
Hangar na aerodromu, konferencijska sala ili restoran su mesta na kojima se širom sveta organizuje proslave, pa je zato važno odabrati pravu lokaciju koja će odgovarati imidžu kompanije koja tu proslavu organizuje.
Organizacija proslava ne može da bude opuštena ukoliko nisu obezbeđeni svi papiri i potvrde za kaparisanje prostora, odnosno ukoliko niste rezervisali i obezbedili prostor za proslavu.
Dobro proučite prostor na kom će se proslava održati
Logistika događaja sastoji se i u tom da mapirate ključne potrebe mesta na kom će se proslava održati. Ovo je važno jer od toga zavisi prilazak kamiona sa opremom, kombija sa keteringom, kao i dolazak samih gostiju. Protočan prolazni deo sali ili dvorani na kojoj se održava slavlje jedan je od logističkih poduhvata koji ima veoma važnu ulogu u procesu organizovanja proslave.
Pored toga, ulazak i izlazak u sam objekat na kom se održava slavlje mora da bude prohodan u svakom trenutku. Pristup organizaciji koji uključuje planiranje “korak po korak” predstavlja odgovarajuču logističku podršku na proslavama i olakšava posao organizaciji samog događaja.
Ketering usluge na organizaciji događaja
Slobodan, protočni prolaz na svakom slavlju je važan i zbog toga što ketering usluge na organizaciji događaja treba da imaju nesmetan prilaz mestu na kom se događaj organizuje. Ketering usluge su moguće ako ćete vozilo otkupiti namenski za ovakvu vrstu događaja ili ćete, pak, angažovati firmu koja se time bavi. U svakom slučaju, logistički zahtevi koje nameću ketering usluge oslanjaju se na dobro mapiranje prostora gde se proslava održava.
Dobra komunikacija sa osobljem u svakom trenutku
Vaše osoblje, odnosno ljudi koji su u organizaciji samog događaja su najveći garant da sve protekne u najboljem mogućem redu. Svakodnevna koordinacija, komunikacija kojom se otklanjaju svi potencijalni problemi i “lanac komande” u kom svako zna gde mu je mesto i šta treba da radi, samo su neki od mehanizama da “našpanujete” vaše osoblje kako bi se logistička organizacija događaja sprovela u najboljem redu.
Obuke, seminari i treninzi koje osoblje pohađa, stručnost ljudi koji se nalaze u organizaciji i međusobno poštovanje predstavljaju važne preduslove za uspešnu organizaciju proslave. Takođe, unajmljivanje iskusnih i obučenih članova organizacionog tima ima veliki značaj u kvalitetnom obavljanju posla i dodeljivanju zaduženja.
Koristite tehnologiju kao pomoć u organizaciji događaja
Postoje brojni programi i aplikacije koje vam olakšavaju logistički proces organizacije događaja. Bilo da je u pitanju aplikacija na kojoj imate raspored (timeline) događaja na kojima su upisana zaduženja određenih članova osoblja ili je u pitanju neki sofver koji omogućava automatizaciju čitavog logističkog toka bez korišćenja papirologije, pomoć tehnologije može da bude od velikog značaj u organizaciji događaja.
Takođe, tehnologija može u velikoj meri da smanji potrošnju budžeta, da uštedi vreme tako što će se svi povezani članovi osoblja brže organizovati, a tu je i faktor “čitanja nepredvidivosti”, jer algoritmi mogu na odgovarajući način da predvide brojne scenarije koji mogu da se dogode u toku same proslave.
Napravite šemu nepredviđenih slučaja
Logistička podrška na proslavama često mora da se bavi i faktorima rizika, odnosno da na pravi način anticipira moguće negativne situacije ili događaje koje mogu da utiču na promenu u agendi organizacije događaja. Poučeni prethodnim iskustvom, istraživanjem i dobrom pripremom, planeri proslava uvek u obzir uzimaju šeme nepredviđenih slučaja i kvalitetno upravljaju potencijalno rizičnim događajima.
Upravljanje rizikom igra veliku ulogu prilikom logističke organizacije događaja jer je smanjenje potencijalne štete često jedino rešenje. Veliki događaji, proslave i slavlja zahtevaju maksimalnu posvećenost svih članova tima, pa je stoga neophodno predvideti situacije koje mogu da utiče na krajnji ishod organizacije događaja i da se pomoću odgovarajuće šeme nađu najbolja rešenja za takve situacije.
Odredite ključne komunikacione ciljeve koje zahteva organizacija događaja
Ključni komunikacioni ciljevi koji uključuju najavu događaja i obaveštavanje javnosti (briefing) predstavljaju važan logistički aspekt organizacije događaja. Ljudi često selektivno “konzumiraju” informacije, pa je važno da se događaj isprati adekvatno, uz definisanje onih poruka koje za javnost imaju najviši značaj.
Lista stavki koje logistička organizacija događaja treba da ispuni za krajnji cilj ima proslavu na kojoj sve teče glatko. Ili makar dovoljno glatko da su utisci pozitivni. Logistička podrška proslavama ogleda se u planiranju, organizovanju i anticipiranju ljudi, događaja i resursa, pa ne treba da čudi veliki značaj koji logistika ima u organizaciji događaja.
