Organizacija specijalnog događaja bilo koje vrste je posao koji se sastoji od obraćanja pažnje na ogroman broj detalja kroz svaku fazu pripreme. Iz svog iskustva Vam možemo reći da upravo organizacija korporativne proslave predstavlja jednu od najkompleksnijih vrsta događaja.
Postoji anegdota kada su u intervjuu event menadžera pitali da kaže šta je najbitnije kod organizovanja specijalnog događaja, a njegov odgovor je bio: “ Sve “.
Ovo govori dosta o tome kako je organizovati bilo kakav događaj, a ono što ćemo mi pokušati u ovom tekstu je da Vam pomognemo i damo smernice na koje detalje je potrebno obratiti pažnju kako bi organizovali što uspešniji korporativni događaj.
Svrha korporativne proslave kao najbitniji detalj
Jednostavno, postavite sebi pitanje zašto organizujete korporativni događaj. Sam odgovor na ovo pitanje će Vam dosta pomoći u daljoj razradi detalja kao što su: spisak zvanica, mesto događaja, raspored sedenja, itd,…
Na primer, ukoliko je svrha korporativnog događaja proslava Nove godine, definitivno će sve biti podređeno Vašim zaposlenima i jačanju međuljudskih odnosa. To se može postići kroz veliki broj poruka i zajedničkih aktivnosti, druženja sa nadređenima i neformalnom akcentu.
Ipak, ako je svrha događaja prezentacija novog proizvoda podrazumeva se da će akcenat biti na predstavljanju tog proizvoda poslovnim partnerima i potencijalnim kupcima. Promotivni materijal, prezentacija i doživaljaj samog proizvoda je najbitniji deo svega.
Određivanje i praćenje budžeta
Naše iskustvo organizovanja korporativnih proslava nam govori da gotovo uvek postoji ograničenje budžeta koje se striktno mora ispoštovati, pa je zadatak uvek prilagoditi se i izvući najviše iz ponuđenog. Pre svega, pogledajte listu zadataka koje je potrebno obaviti kao pripremu korporativnog događaja i potrudite se da se ne preterate i ostavite dovoljno novca za sve prioritetne zadatke.
Organizovanje logistike (od parkinga i prijema do hrane)
Parking i prijem nekada deluju kao jednostavna stvar koja potencijalno može prerasti u veliki problem ukoliko se ne organizuje na najbolji mogući način. Nedostatak parking mesta ili gužva na ulazu mogu upropastiti doživljaj celog događaja.
Kada je hrana u pitanju, prvo pitanje je da li će se uopšte služiti? Ukoliko je odgovor potvrdan onda sledi organizovanje u skladu sa načinom posluživanja hrane, brojem gostiju i samim budžetom. Uvek je bitno imati dovoljnu količinu hrane i pored toga da bude ukusna i sveže spremljena. Zato, uvek je bolje imati malo više hrane od preporučene. Pouzdan ketering je pola posla, jer sa ispravnošću hrane treba biti posebno obazriv.
Osmislite tok događaja tako da prati svoju svrhu
Kada imate svrhu događaja, budžet, ključne goste, posluženu hranu, organizovan prijem i parking, ono što sledi je organizovanje samog toka događaja kako bi bio zanimljiv svim posetiocima. Kako to možete najbolje uraditi?
- Pozovite visoko cenjenog govornika koji će svojim stavom i reputacijom uveličati korporativni događaj. To može biti uspešna osoba iz kompanije, poznata ličnost ili politički lider. Sve zavisi od svrhe događaja i onoga što ta osoba može da prenese gostima.
- Organizujte predstavljanje određenih zanimljivosti unutar kompanije kao što su nova postrojenja, kancelarije ili društveno odgovorni rad.
- Muzički program u okviru korporatvne proslave može biti dobra ideja ukoliko želite da opustite atmosferu i zabavite goste
Pronađite dovoljan broj volontera i pomagača
Kako bi se jedan događaj doveo da samog kraja, potrebno je angažovati dovoljan broj ljudi koji će pomoći da sve prođe u najboljem redu. Broj ljudi koji će raditi na realizaciji korporativne proslave direktno zavisi od broja aktivnosti i broja gostiju koji će činiti taj događaj.
Imate nekoliko opcija prilikom izbora i zapošljavanja ljudi koji će biti deo tima. Možete uposliti ljude iz kompanije, recimo iz HR sektora, ili pomoć potražiti izvan svoje kompanije u specijalizovanim agencijama. Ukoliko Vam je potrebna bilo kakva pomoć ili pak nemate vremena da se u potpunosti posvetite bitnoj korporativnoj proslavi, možete nam se obratiti a mi ćemo učiniti sve da Vaša proslava bude uspešna!
Sve je u detaljima prilikom organizacije korporativnog događaja
Postoji izreka – “The devil is in detail”, koja kaže da koliko god nešto delovalo jednostavno na prvi pogled ipak nije i da se uspeh nalazi u detaljima. Detalji su bitni prilikom organizacije korporativnog događaja!
Evo liste nekih detalja na koje je potrebno da obratite pažnju:
- Pitajte zvanice da li imaju poseban režim ishrane i dajte sve od sebe da im izađete u susret bilo da su oni vegani, imaju antibiotike ili se nalaze u periodu verskog posta
- Uverite se da osoblje na ulazu može da prepozna bitne goste i sprovede ih na njihovo mesto
- Odredite centralno mesto svim bitnim zvanicama (diretkorima, partnerima,…) jer oni to očekuju i biće zadovoljni Vašom organizacijom
- Obezbedite poklone za delegate kao znak pažnje i poštovanja prema njima i njihovom izdvojenom vremenu
- Budite spremni ukoliko ne krene sve po planu da možete nastaviti događaj po planu. Hazardi su mogući i treba biti uvek spreman na njih
Ovo su samo neki od detalja sa dugačke liste.
Za sam kraj, sigurno je da biste voleli da čujete utiske posetilaca kako bi svoj događaj dodatno unapredili i imali dodatno iskustvo prilikom organizovanja sledećeg.
Ono što smo pokušali je da Vas navedemo na razmišljanje o čemu je sve potrebno misliti pre početka organizovanja jednog korporativnog događaja. Detalji su ključni segment, i savet koji Vam moramo dati je da morate misliti o svemu!
